Immobilienverwaltung des Jahres 2026: Was die Hausverwaltung Sägmühle anders macht

Das Wichtigste in Kürze

Die Hausverwaltung Sägmühle GmbH aus Brannenburg (Landkreis Rosenheim) ist Immobilienverwaltung des Jahres 2026. Der Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) hat die Auszeichnung am 17. September 2026 auf dem Festabend des 33. Deutschen Verwaltertags in Berlin verliehen. Platz zwei ging an die HEV Haus und Eigentum Verwaltung Stuttgart GmbH, Platz drei an die Reos GmbH. Den erstmals vergebenen Sonderpreis „Newcomer des Jahres“ erhielt die SeeGrund Hausverwaltung GmbH vom Tegernsee.

Sägmühle gewann mit einem Mehrgenerationenquartier auf einem ehemaligen Kasernengelände: 443 Tiefgaragenstellplätze mit intelligentem Lademanagement, selbstorganisierte Bewohnerstrukturen, inklusive Wohnangebote und trotz aller Automatisierung ein fester Ansprechpartner vor Ort.

Wir waren am Festabend in Berlin dabei und gratulieren Sebastian Stapleton-Hain und seinem Team von Herzen. Für uns ist die Auszeichnung besonders schön, weil wir Sägmühle mit Geniefy dabei unterstützen dürfen, Anrufe und WhatsApp mit KI zu automatisieren. In diesem Beitrag zeigen wir, womit Sägmühle gewonnen hat, wie der Preis funktioniert, welcher Tech-Stack dahintersteht und was wir in der täglichen Zusammenarbeit über diese Verwaltung gelernt haben.

Womit die Hausverwaltung Sägmühle gewonnen hat

Die Hausverwaltung Sägmühle ist aus der Projektentwicklung „Dahoam im Inntal“ entstanden: Auf dem Gelände der ehemaligen Karfreit-Kaserne in Brannenburg wurde ein Quartier für alle Generationen gebaut. Die Verwaltung sitzt mitten im Quartier, im Uhrturmgebäude der Sägmühle, und versteht sich dort nicht nur als Verwalterin, sondern als Quartiersmanagerin.

• Mobilität: 443 Stellplätze in der nach eigenen Angaben größten WEG-Tiefgarage Bayerns, ausgestattet mit Ladeinfrastruktur und intelligentem Lademanagement. Dazu ein Carsharing-Angebot im Quartier.
• Gemeinschaft: Servicestelle vor Ort, Nachbarschaftsforum, Quartalsnewsletter, Infoveranstaltungen und Feste. Die Bewohner organisieren vieles selbst, die Verwaltung initiiert, begleitet und vernetzt.
• Alle Generationen: ein Montessori-Kinderhaus mit rund 140 Plätzen und Betreuungszeiten von 6:30 bis 22 Uhr, Projekte mit dem Christlichen Sozialwerk und inklusive Wohnangebote mit „Sägmühle INNklusive“.
• Energie: Blockheizkraftwerk, Solarthermie und ein Nahwärmenetz für das gesamte Quartier.

Die Jury würdigte genau diese Verbindung: Technik und menschliche Zuwendung greifen ineinander. Das ist auch der Grund, warum KI bei Sägmühle nicht als Sparprogramm läuft. Wenn Geniefy die Anrufe und WhatsApp-Nachrichten annimmt, die keine persönliche Entscheidung brauchen, hat der Ansprechpartner im Uhrturm Zeit für die Gespräche, die wirklich einen Menschen brauchen.

So funktioniert der Preis „Immobilienverwaltung des Jahres“

Der VDIV Deutschland zeichnet seit 2007 jedes Jahr Verwaltungen aus, die mit zukunftsorientierten und nutzerfreundlichen Ideen über das Tagesgeschäft hinausgehen. Oft wird der Preis kurz „Verwaltung des Jahres“ oder „Hausverwaltung des Jahres“ genannt, offiziell heißt er „Immobilienverwaltung des Jahres“.

• Motto 2026: „Gestalten und verwalten: Gemeinsam mehr bewegen“.
• Gesucht waren Projekte, Konzepte und Initiativen wie nachhaltige Quartiersentwicklung, gemeinschaftsfördernde Projekte, neue Mobilitätslösungen, moderne Energiekonzepte sowie digitale und organisatorische Innovationen.
• Die Jury besteht aus erfahrenen Immobilienverwaltern, Mitgliedern des VDIV-Präsidiums und Premiumpartnern des Verbands.
• Die Gewinner erhalten Trophäe, Preisgeld, Urkunde und einen professionell produzierten Unternehmensfilm.
• Neu seit 2026: die Kategorie „Newcomer des Jahres“ für Verwaltungen, die höchstens drei Jahre am Markt sind.
• Bühne: der Deutsche Verwaltertag in Berlin, 2026 mit rund 1.600 Teilnehmenden und 150 Ausstellern.

Die Ausschreibung für 2027 kündigt der VDIV für Januar 2027 an. Wer sich bewerben möchte, sollte ein konkretes Projekt mit belegbarer Wirkung mitbringen, keine allgemeine Unternehmensdarstellung.

Der Tech-Stack der Hausverwaltung Sägmühle

Eine der häufigsten Fragen nach einer solchen Auszeichnung: Welche Software nutzt die Verwaltung des Jahres? Wir fangen bei dem Teil an, den wir aus eigener Arbeit kennen.

Bei Sägmühle heißt die KI Sophie. Sophie ist die digitale Assistenz der Verwaltung für Telefon und WhatsApp, gebaut mit Geniefy. Sebastian Stapleton-Hain hat ihren Nutzen auf LinkedIn so beschrieben: „Eine Nachricht am Abend. Am nächsten Arbeitstag kann das Team direkt daran anknüpfen.“ Im Alltag heißt das:

• Sophie ist rund um die Uhr erreichbar, per Anruf und per WhatsApp, auch wenn zehn Bewohner gleichzeitig anrufen. Sie stellt sich zu Beginn als KI vor. Eigentümer und Bewohner nutzen ihre bekannten Kontaktwege.
• Sind die Kontaktdaten hinterlegt, erkennt Sophie den Kunden und spricht ihn persönlich an. Fehlen Angaben für die Zuordnung, fragt sie gezielt nach.
• Sie nimmt das Anliegen vollständig auf und beantwortet erste Fragen direkt.
• Fotos vom Schaden und Sprachnachrichten werden nicht nur entgegengenommen, sondern verstanden und direkt in den Systemen der Verwaltung verarbeitet. Aus einer WhatsApp um 21 Uhr wird ein fertiger Vorgang in casavi, mit Kontakt, Objekt, Kategorie und Zusammenfassung.
• Für das Team sind die Informationen morgens bereits vorbereitet. Niemand hört eine Mailbox ab oder tippt etwas ab, das Team hilft während der Bürozeit gezielt weiter.
• Sophie erkennt Notfälle und stößt die nächsten Schritte direkt in casavi an. Für Notfälle gilt bei Sägmühle zusätzlich der gesondert mitgeteilte Kontaktweg.

Was uns die Verwaltung dabei immer wieder zurückmeldet: Die Bewohner mögen, wie klug Sophie reagiert. Sie versteht ein Anliegen beim ersten Mal, fragt sinnvoll nach und schickt niemanden durch ein Tastenmenü.

Rund um Geniefy arbeitet ein sauber verbundener Stack aus spezialisierten Werkzeugen:

• Haufe PowerHaus als ERP: Buchhaltung, Abrechnung und Stammdaten.
• casavi als Kundenportal und Vorgangssystem: Unter dem Namen „HV Sägmühle“ gibt es eigene Apps für iOS und Android. Bewohner melden Schäden über Online-Formulare, rufen Dokumente rund um die Uhr ab und tauschen sich im Community-Bereich mit Nachbarn aus. Intern laufen dort alle Tickets zusammen.
• Vulcavo für Eigentümerversammlungen: Vorbereitung, Einladung, Abstimmung und Protokoll, in Präsenz, hybrid oder virtuell, mit Schnittstelle zu casavi.
• Intelligentes Lademanagement für die E-Mobilität in der Tiefgarage.

Das Muster dahinter: Jedes Werkzeug macht eine Sache sehr gut, und die Daten fließen zwischen den Systemen. Wer anruft, landet nicht auf einem Anrufbeantworter, sondern in demselben Vorgangssystem, in dem auch das Portal-Ticket liegt. Wie das technisch aussieht, zeigen wir auf unserer Seite zur casavi-Integration und zum KI-Telefonassistenten für Hausverwaltungen.

Was wir in der Zusammenarbeit mit Sägmühle erlebt haben

Von außen sieht man ein Quartier und eine Trophäe. Wir sehen seit Monaten den Alltag dahinter, und drei Dinge fallen uns immer wieder auf.

Erstens die Offenheit. Sebastian Stapleton-Hain und sein Team probieren neue Technologien aus, bevor sie in der Branche selbstverständlich sind. Die Frage ist dabei nie, ob etwas neu ist, sondern ob es den Bewohnern und dem Team hilft.

Zweitens entscheiden sie anhand echter Daten. Welche Anliegen kommen am häufigsten, zu welchen Uhrzeiten, über welchen Kanal, und wo hakt es? Diese Fragen beantwortet das Team nicht aus dem Bauch, sondern aus den Auswertungen, und setzt Veränderungen dann schnell in die Praxis um.

Drittens wird diese Haltung im ganzen Team gelebt. Dominik Scheck bringt regelmäßig sehr konkretes Feedback aus dem Verwaltungsalltag ein. Das hilft Sägmühle, die eigene Vision weiterzuentwickeln, und fließt gleichzeitig direkt in die Weiterentwicklung von Geniefy ein, damit die Kommunikation in Hausverwaltungen mit KI für alle besser wird.

Es geht dabei nie nur darum, einen bestehenden Prozess zu automatisieren. Die Frage lautet jedes Mal, wie Verwaltung heute eigentlich besser funktionieren kann.

Fünf Eigenschaften, die Verwaltungen des Jahres gemeinsam haben

Wer sich die Preisträger 2025 und 2026 nebeneinander ansieht, erkennt ein Muster. Es sind keine Größenvorteile: Sägmühle hat 16 Mitarbeitende, der Vorjahressieger Bels Hausverwaltung kommt aus Brandenburg an der Havel. Es sind Haltungen.

• Ein Thema, das über die Abrechnung hinausgeht. Sägmühle gestaltet ein Quartier, HEV Stuttgart löst den Fachkräftemangel mit einer eigenen KI, Reos digitalisiert den kompletten Mieterlebenszyklus. Keine der Verwaltungen hat sich mit „wir arbeiten ordentlich“ beworben.
• Digital im Hintergrund, persönlich im Vordergrund. So beschreibt Sägmühle den eigenen Ansatz. Automatisierung übernimmt die Routine, damit Menschen Zeit für das haben, was nur Menschen können: zuhören, vermitteln, entscheiden.
• Erreichbarkeit ist organisiert, nicht dem Zufall überlassen. Kein Anliegen hängt davon ab, ob gerade jemand ans Telefon gehen kann. Bei Sägmühle übernimmt das Geniefy, am Telefon wie auf WhatsApp.
• Verbundene Systeme statt Insellösungen. Reos wurde dafür ausgezeichnet, dass Vermarktung, Vertrag, Zutritt und Gebäudetechnik auf einer Plattform laufen. Bei Sägmühle greifen ERP, Portal, Versammlungssoftware und KI-Kommunikation ineinander.
• Das Team ist die eigentliche Investition. Sägmühle plant über 30 Weiterbildungsstunden pro Person und Jahr ein und ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert. HEV Stuttgart bringt Quereinsteiger mit KI-Unterstützung in etwa zwei Monaten zur eigenständigen Sachbearbeitung, früher dauerte das neun bis zwölf Monate.

Der Trend 2026: KI steckt in allen drei Siegerkonzepten

Auffällig an diesem Jahrgang: Auf dem Podium steht keine Verwaltung ohne KI oder durchgängig digitale Prozesse. HEV Stuttgart hat ein eigenes KI-System mit über 250 Funktionen gebaut. Reos betreibt eine eigene Plattform für den gesamten Mieterlebenszyklus. Sägmühle setzt für die Kommunikation auf Geniefy.

Die drei Wege unterscheiden sich in einem wichtigen Punkt. HEV und Reos haben selbst entwickelt, mit eigenem Budget und eigenen Entwicklern. Das kann sich eine Verwaltung mit 13.000 Einheiten leisten. Sägmühle zeigt, dass es auch mit 16 Mitarbeitenden geht: mit spezialisierten Werkzeugen, die sich in das bestehende System einfügen und in Tagen statt Jahren laufen.

Für die meisten Hausverwaltungen in Deutschland ist das der realistische Weg. Die Anbindung an casavi, Facilioo, etg24 oder idwell ist bei Geniefy Standard, die Einrichtung dauert meist einen Tag, und die Kosten beginnen bei 50 Euro im Monat. Einen Überblick über alle Werkzeuge am Markt, auch die unserer Mitbewerber, finden Sie in unserem Vergleich der KI-Tools für Hausverwaltungen.

Was andere Verwaltungen daraus mitnehmen können

Man muss kein Quartier auf einem Kasernengelände verwalten, um sich etwas abzuschauen. Vier Schritte, die in jeder Verwaltung funktionieren:

• Ein Thema wählen, für das Ihre Verwaltung stehen soll. Energie, Gemeinschaft, Erreichbarkeit, Ausbildung: Hauptsache konkret und mit messbarer Wirkung.
• Routine konsequent automatisieren. Anrufannahme, Schadensmeldungen, Terminabstimmung und Standardauskünfte kosten Ihr Team heute die meiste Zeit. Genau dort beginnt Sägmühle, und genau das übernimmt Geniefy.
• Die gewonnene Zeit sichtbar in Menschen investieren. Sprechstunde vor Ort, Beiratsgespräch, Weiterbildung. Das ist der Teil, den Eigentümer wahrnehmen und den keine Software ersetzt.
• Auf offene Schnittstellen achten. Jedes neue Werkzeug sollte in Ihr Vorgangssystem schreiben können. Sonst entsteht die nächste Insel.

Alle Preisträger 2026 im Überblick

• 1. Platz: Hausverwaltung Sägmühle GmbH, Brannenburg. Mehrgenerationenquartier auf ehemaligem Kasernengelände mit Lademanagement, Quartiersmanagement und persönlichem Ansprechpartner vor Ort.
• 2. Platz: HEV Haus und Eigentum Verwaltung Stuttgart GmbH. Eigenes KI-System mit über 250 Funktionen, das Quereinsteiger in rund zwei Monaten arbeitsfähig macht.
• 3. Platz: Reos GmbH, Hamburg. Vollständig digitalisierter Mieterlebenszyklus von der Vermarktung über den Vertrag bis zu Zutritt und Gebäudetechnik auf einer Plattform.
• Newcomer des Jahres: SeeGrund Hausverwaltung GmbH. Seit April 2026 am Markt, spezialisiert auf Eigentümer von Zweitwohnsitzen im Tegernseer Tal, mit digitaler Teilnahme an Versammlungen.

Zum Vergleich die Preisträger 2025: Bels Hausverwaltung (Brandenburg an der Havel), Hammans Schöner Hausverwaltung Bonn und FRANK Immobilien Service Nord.

Fazit

Die Auszeichnung für die Hausverwaltung Sägmühle zeigt, wohin sich die Branche bewegt: Technik ist Voraussetzung, aber nicht der Grund, warum jemand gewinnt. Gewonnen hat eine Verwaltung, die Technik so einsetzt, dass mehr Zeit für Menschen bleibt, und die jede Woche neu fragt, was sich besser machen lässt. Absolut verdient. Glückwunsch an Sebastian und das gesamte Team in Brannenburg.

Quellen: VDIV Deutschland, Immobilienverwaltung des Jahres, Hausverwaltung Sägmühle, Dahoam im Inntal. Stand: September 2026.