Geniefy + Impower: KI für Telefon, WhatsApp und E-Mail mit den Daten aus Impower

Was Geniefy aus Impower liest, und was nicht

Impower ist Ihre Buchhaltung und Ihre Stammdaten, kein Ticketsystem. Deshalb schreibt Geniefy dort nichts hinein: Der Vorgang aus einem Anruf, einer WhatsApp-Nachricht oder einer E-Mail entsteht in Ihrem bestehenden CRM oder Vorgangssystem, mit Zusammenfassung, Transkript und Anhängen; ohne ein solches System führt Geniefy Kontakte und Vorgänge selbst und schickt die Zusammenfassung per E-Mail an die zuständige Person. Impower liefert in jedem Fall den Kontext: Wer ruft an, zu welchem Vertrag, was steht in der Abrechnung.

Impower automatisiert die Buchhaltung: Rechnungen werden mit Texterkennung erfasst und gebucht, Abrechnungen erstellt, Stammdaten gepflegt. Geniefy übernimmt die Kommunikation davor und greift dafür nur lesend auf Impower zu: Wer anruft, welcher Vertrag, was steht im Konto und in der Abrechnung. So beantwortet Geniefy die Fragen, die sonst die Buchhaltung unterbrechen, ohne dass in Impower etwas verändert wird. Geniefy ist ein unabhängiger Anbieter; Impower ist ein Produkt der Impower GmbH.

Wie der Agent am Telefon arbeitet, steht auf der Seite KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen; wann er an Ihr Team durchstellt, unter Anrufweiterleitung mit KI. Und nach dem Gespräch:

• Vorgang mit richtiger Liegenschaft, Kontakt und zuständigem Mitarbeiter anlegen, nicht nur eine Notiz.
• Duplikaterkennung: Meldet ein zweiter Mieter denselben Schaden, wird das als Kommentar am bestehenden Vorgang ergänzt statt als neues Ticket.
• Mustererkennung: Häufen sich Meldungen zu einer Liegenschaft (Lärm, Heizung, Aufzug), sieht der Verwalter das Muster, nicht nur den Einzelfall.
• Rollenbasierte Weiterleitung: Beiräte und Dienstleister erreichen die richtige Person; Notfälle gehen sofort an den Notdienst.
• Erinnern und aktualisieren: offene Vorgänge werden nachgehalten, Melder bekommen den Stand, ohne dass jemand nachtelefoniert.
• Eigene Abläufe: Im Dashboard legen Sie fest, welche Anliegen Geniefy allein erledigt, welche es nur vorbereitet, und wie der Agent spricht (Name, Stimme, Wortwahl, Begrüßung).
• Übergabe an Menschen: Im Ablauf legen Sie fest, wann Geniefy an Ihr Team weiterleitet; in einen WhatsApp-Chat kann Ihr Team jederzeit einsteigen und übernehmen.

Wer welche Auskunft bekommt: nur der eigene Vertrag

Auskünfte aus Impower gibt Geniefy nur an Anrufer, die es eindeutig einem in Impower gespeicherten Kontakt zuordnen kann, und nur zu dessen eigenen Daten. Die Regel, so wie sie im Geniefy-Connector für Impower steht:

• Zuordnung über die Rufnummer. Die Nummer des Anrufers muss bei genau einem Impower-Kontakt hinterlegt sein. Ist dieselbe Nummer bei mehreren Kontakten gespeichert, gibt Geniefy keine Auskunft aus Impower. Kennt Ihr CRM den Anrufer bereits, prüft Geniefy den Kontakt zusätzlich live gegen Impower; die Rufnummer oder die E-Mail-Adresse muss dort übereinstimmen.
• Unbekannte Anrufer bekommen keine Daten aus Impower. Geniefy nimmt ihr Anliegen auf und gibt es an Ihr Team weiter.
• Nur der eigene Vertrag. Verträge, Konten, Buchungen, Abrechnungen und Dokumente werden ausschließlich für die Verträge des erkannten Kontakts gelesen. Niemand erreicht die Abrechnung oder die Dokumente einer anderen Person, auch nicht im selben Haus.
• Nur fertige Dokumente. Geniefy liest Dokumente nur, wenn sie in Impower den Status fertiggestellt (READY) haben, zum eigenen Vertrag gehören und seit dem 1. Januar vor drei Jahren ausgestellt wurden: Hausgeld-, Heizkosten- und Betriebskostenabrechnung, Wirtschaftsplan, Mietvertrag, SEPA-Mandat. Entwürfe und andere Dokumentarten sieht Geniefy nicht.
• Buchungen der letzten zwölf Monate, nur gebuchte, nur zu den eigenen Konten; Rechnungen nur, wenn der Anrufer selbst der Gegenpart ist.

Telefon-KI und KI-Anrufbeantworter für Impower-Nutzer

Am Telefon ist Geniefy die Telefon-KI, die Impower-Daten kennt: Sie nimmt unter Ihrer bestehenden Nummer rund um die Uhr an, stellt sich als KI vor, erkennt den Anrufer an der Nummer aus Impower und beantwortet die Fragen, die sonst die Buchhaltung unterbrechen: Saldo, Fälligkeit, Zahlungseingang, Abrechnung. Schadensmeldungen und Rückfragen nimmt sie als Vorgang auf, Notfälle stellt sie sofort an Ihren Notdienst durch, Beiräte und Dienstleister nach Ihren Regeln an die richtige Person.

Wer klein anfangen will, betreibt Geniefy zunächst als KI-Anrufbeantworter: begrüßen, Anliegen aufnehmen, Zusammenfassung an das Team. Der Zugriff auf Impower kommt dazu, sobald der Lesezugang steht. Was ein KI-Anrufbeantworter kann und was eine Telefon-KI mehr kann, steht unter KI-Anrufbeantworter für Hausverwaltungen; wie die Telefon-KI arbeitet, unter KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen.

WhatsApp und E-Mail-Automatisierung mit Impower

Dieselben Daten gelten auf WhatsApp und per E-Mail. Schreibt ein Eigentümer per WhatsApp, ob seine Nachzahlung angekommen ist, erkennt Geniefy ihn an der Nummer aus Impower, liest Konto und Buchungen seines Vertrags und antwortet mit Datum und Betrag. Fragt eine Mieterin per E-Mail nach ihrer Betriebskostenabrechnung, erkennt Geniefy sie an der Absenderadresse, sofern Ihr CRM sie kennt und die Adresse in Impower hinterlegt ist, und antwortet aus der fertigen Abrechnung. Fotos, PDFs und Sprachnachrichten aus WhatsApp werden zum Vorgang in Ihrem Vorgangssystem.

So läuft WhatsApp mit Geniefy im Alltag: WhatsApp für Hausverwaltungen mit KI-Agent; die E-Mail-Seite: E-Mail-Automatisierung für Hausverwaltungen.

KI-Automatisierung für Impower: was heute automatisch läuft

Impower automatisiert die Buchhaltung, Geniefy die Kommunikation davor. Zusammen laufen diese Aufgaben ohne Zutun Ihres Teams:

• Anrufer, WhatsApp-Absender und E-Mail-Absender an Nummer oder Adresse aus Impower erkennen, Rolle und Objekt zuordnen.
• Fragen zu Saldo, Zahlungseingang, Abbuchung, Abrechnung und fertigen Dokumenten beantworten, nur zum eigenen Vertrag.
• Anliegen als Vorgang mit Zusammenfassung, Transkript und Anhängen in Ihrem Vorgangssystem anlegen und zuweisen, Duplikate am offenen Vorgang ergänzen.
• Notfälle erkennen und sofort an den Notdienst durchstellen, Nummer per SMS nachschicken; Beiräte und Dienstleister nach Regeln weiterleiten.
• Termine, Zählerstände und Rückrufe im Gespräch erfassen; auf Wunsch nachfassen per WhatsApp oder E-Mail.

Welche Aufgaben sich in der Hausverwaltung insgesamt automatisieren lassen, und welche besser nicht, steht unter Hausverwaltung automatisieren.

Drei Beispiele aus dem Alltag mit Impower

• Eine Eigentümerin ruft an und fragt, wann die Abrechnung kommt und wie hoch ihr Saldo ist. Geniefy erkennt sie an der Nummer aus Impower, liest die Abrechnung zu ihrem Vertrag mit Zeitraum, Fälligkeit und Saldo und antwortet, ohne dass jemand in der Buchhaltung unterbrochen wird.
• Ein Mieter schreibt per WhatsApp, ob seine Nachzahlung angekommen ist. Geniefy findet seinen Vertrag und das Konto in Impower, sieht die gebuchte Zahlung und bestätigt sie mit Datum und Betrag.
• Ein Mieter meldet per Telefon einen Wasserfleck. Geniefy erkennt ihn über Impower, kennt Wohnung und Objekt, legt den Vorgang in Ihrem Vorgangssystem an und weist ihn dem zuständigen Verwalter zu. Impower bleibt unverändert.

So sieht das auf WhatsApp aus, in eineinhalb Minuten: Fotos, PDFs und Sprachnachrichten werden zum Vorgang, ohne Abtippen.

So klingt das: ein echter Anruf, im System dokumentiert

Der Anrufer will nur einen Rückruf. Geniefy erkennt ihn an der Nummer aus Impower, findet den offenen Vorgang in Ihrem Vorgangssystem, nennt den Termin des Fachbetriebs und ergänzt die neue Information am selben Vorgang. Impower bleibt dabei unverändert.

Und so sieht Ihr Team es im Geniefy-Dashboard, mit Sprung in den Vorgang:

So läuft die Einrichtung

1. Kennenlerngespräch (30 Minuten): Wir hören uns Ihre typischen Anliegen an, sehen uns Ihre Abläufe in Impower an (wer bekommt welche Vorgänge, wie heißen Ihre Kategorien, wer ist Notdienst) und zeigen Geniefy live.
2. Zugang und AVV: Sie richten Geniefy einen API-Schlüssel für Impower ein, mit dem Geniefy nur liest; im AVV steht, welche Daten gelesen werden und dass nichts nach Impower geschrieben wird.
3. Wissenstransfer im kostenlosen Onboarding: Zuständigkeiten, Öffnungszeiten, häufige Fragen, dazu eine Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate. Sie erweitern das Wissen später jederzeit selbst im Dashboard.
4. Rufnummer und WhatsApp: Bestehende Nummer verbinden oder neue Nummer für die Testphase; Handout für Mieter und Eigentümer inklusive.
5. Probewoche: eine Woche kostenlos im echten Betrieb, danach entscheiden Sie. Live in wenigen Tagen; neue Automatisierungen für Ihre Abläufe baut unser Team in vier bis fünf Tagen.

Es fallen keine Integrationskosten an, und Sie können monatlich kündigen.

Was es kostet

Die Anbindung an Impower ist in jedem Tarif enthalten. Sie zahlen nur für die Kanäle, die Sie nutzen.

Datenschutz

Datenschutz ist bei Geniefy Teil der Architektur: Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Ihre Vorgänge werden in Deutschland gespeichert und auf europäischer Infrastruktur verarbeitet, Datenminimierung und Löschroutinen sind eingebaut. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt Geniefy, dass eine KI spricht, und holt die Einwilligung zur Aufnahme ein, so wie es der EU AI Act verlangt.

Geniefy spiegelt nicht Ihre gesamte Impower-Datenbank. Gelesen wird, was für das aktuelle Anliegen gebraucht wird (Kontakt, Vertrag, Abrechnung, Konto, Dokument), und nur zum Vertrag des erkannten Anrufers; am Gespräch wird nur der Bezug festgehalten. Nach Impower wird nichts geschrieben. Beides ist im AVV beschrieben.