Eigentümer und Beiräte: Anfragen mit KI beantworten, statt zurückrufen zu müssen
Eigentümer und Beiräte sind die Anrufer, bei denen ein "Wir rufen zurück" am teuersten ist: Sie wollen den Stand, ein Dokument oder den Verwalter, und sie erwarten, erkannt zu werden. Geniefy erkennt Eigentümer, Beiräte und Mieter an der Nummer, beantwortet Rückfragen zu offenen Vorgängen, Terminen und Abrechnungen direkt aus casavi, Facilioo, DoNexus, Immila, etg24, idwell oder einem anderen Ihrer Systeme, schickt Dokumente per WhatsApp oder E-Mail, fasst mehrere Meldungen zum selben Thema zu einem Vorgang zusammen und stellt Beiräte auf Wunsch direkt zur zuständigen Person durch.
So klingt ein Beiratsanruf mit Geniefy
Echter Mitschnitt: Eine Beirätin meldet, dass das Treppenhauslicht seit einer Woche ausgefallen ist. Geniefy erkennt sie als Beiratsmitglied, findet zwei weitere Einzelmeldungen, fasst alle zu einem priorisierten Vorgang zusammen und stellt sie für ihr zweites Anliegen direkt zu Herrn Neumann durch:
Beirätin meldet ausgefallenes Treppenhauslicht, Geniefy erkennt das Muster
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- Nora · Geniefy
- Hallo Frau Hofmann, hier ist Nora, die neue KI-Mitarbeiterin der Hausverwaltung Waldheim. Wie kann ich Ihnen helfen?
- Frau Hofmann
- Guten Tag. Bei uns im Gebäude funktioniert das Treppenhauslicht seit über einer Woche nicht. Ich bin im Beirat und es haben sich zwischenzeitlich schon mehrere Bewohner bei mir beschwert.
- Nora · Geniefy
- Verstehe. Mhm, einen kleinen Moment. Ja, ich sehe tatsächlich schon zwei weitere Meldungen zum Treppenhauslicht in der Rosenstraße 12.
- Frau Hofmann
- Oh, okay, dann wurde es also schon gemeldet.
- Nora · Geniefy
- Genau. Die Meldungen sind bisher allerdings noch einzeln erfasst. Ich fasse sie jetzt zu einem gemeinsamen Vorgang zusammen und eskaliere ihn an die zuständige Objektbetreuung. Ist das Licht im gesamten Treppenhaus ausgefallen oder nur auf einzelnen Etagen?
- Frau Hofmann
- Im gesamten Treppenhaus.
- Nora · Geniefy
- Mhm, alles klar. Das ergänze ich direkt und gebe den Vorgang priorisiert an den Objektbetreuer weiter. Kann ich Ihnen noch bei etwas anderem helfen?
- Frau Hofmann
- Perfekt. Ich muss außerdem kurz mit Herrn Neumann sprechen. Es geht um ein Thema für die nächste Eigentümerversammlung.
- Nora · Geniefy
- Natürlich. Da Sie als Beirätin hinterlegt sind, kann ich Sie direkt mit Herrn Neumann verbinden. Ich stelle Sie jetzt durch.
"Wie ist der Stand?": die Antwort direkt am Telefon
Die häufigste Eigentümerfrage ist die nach dem Stand. Geniefy liest den Vorgang und die letzte Notiz aus Ihrem System und antwortet konkret, mit Termin und Zuständigkeit. Hier will der Anrufer eigentlich nur einen Rückruf und legt zufrieden ohne auf:
Wasserschaden: Eigentümer will einen Rückruf und bekommt den Stand
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- Alexander · Geniefy
- Hallo Herr Behrens, hier ist Alexander, der neue KI-Mitarbeiter der Hausverwaltung Lindenbogen. Wie kann ich Ihnen helfen?
- Herr Behrens
- Ach, schon wieder so eine KI. Sagen Sie einfach Herrn Schmidt, der soll mich anrufen.
- Alexander · Geniefy
- Natürlich, das gebe ich gerne weiter. Wenn Sie mir kurz sagen, worum es geht, kann Herr Schmidt gleich vorbereitet zurückrufen.
- Herr Behrens
- Immer noch der Wasserschaden. Hab ich vor zwei Tagen schon mal angerufen, deswegen.
- Alexander · Geniefy
- Mhm. Einen kleinen Moment. Ähm, ja, ich seh den Vorgang jetzt. Wasserfleck im Wohnzimmer, gemeldet am Dienstag. Die Fotos, die Sie geschickt haben, wurden bereits geprüft. Laut dem letzten Eintrag kommt der Fachbetrieb am Montagvormittag zu Ihnen. Wurde Ihnen das schon mitgeteilt?
- Herr Behrens
- Nee, tatsächlich noch nicht. Aber das ist immerhin schon mal gut. Der Fleck hat sich inzwischen bis in die Küche ausgebreitet.
- Alexander · Geniefy
- Okay, danke für die Information. Ist der Fleck nur größer geworden oder tritt aktuell auch Wasser aus?
- Herr Behrens
- Das tropft nix.
- Alexander · Geniefy
- Verstanden. Ich ergänze das direkt im bestehenden Vorgang. Das ist für den Kollegen vor Ort wichtig zu wissen. Einen kleinen Moment.
- Alexander · Geniefy
- Ähm, so, das ist jetzt ergänzt. Möchten Sie trotzdem noch einen Rückruf von Herrn Schmidt oder ist Ihr Anliegen damit zunächst geklärt?
- Herr Behrens
- Nein, wenn der Fachbetrieb am Montag kommt, brauch ich keinen Rückruf mehr.
- Alexander · Geniefy
- Perfekt. Gibt es noch etwas, wobei ich Ihnen helfen kann?
- Herr Behrens
- Nein, das war's. Danke.
- Alexander · Geniefy
- Sehr gerne. Dann wünsch ich Ihnen noch einen schönen Tag. Auf Wiederhören.
Fragt jemand nach einem Vorgang, schaut Geniefy nicht nur auf offene Tickets, sondern auf Vorgänge in jedem Status; ein noch offener Vorgang wird um die neue Information ergänzt, kein Duplikat.
Dokumente und Abrechnungen: erklärt, nicht nur verschickt
Nebenkostenabrechnung, Protokoll der Eigentümerversammlung, Teilungserklärung, Hausordnung: Was in Ihrem System hinterlegt ist, kann Geniefy heraussuchen, per WhatsApp oder E-Mail schicken und dazu erklären, was drinsteht. Hier per WhatsApp, aus dem Dokument heraus:
Nora · Hausverwaltung Waldheim
Das letzte ETV-Protokoll als PDF anfordern, einen Hinweis für die nächste Versammlung am Ticket ergänzen: so sieht es im Chat aus:
Rollen und Weiterleitung
- Beirat: wird erkannt und auf Wunsch direkt an den zuständigen Verwalter durchgestellt, weil Beiratsthemen oft keinen Umweg über ein Ticket vertragen. Die Beirats-Weiterleitung schalten Sie je Verwaltung frei.
- Eigentümer: bekommt Stand, Dokumente und Termine direkt; Anliegen zur eigenen Einheit werden der richtigen Wohnung zugeordnet, bei mehreren Einheiten fragt Geniefy nach.
- Mieter: Schadensmeldungen, Rückfragen und Zählerstände, siehe KI-Mieterkommunikation.
- Interessent: Wer eine neue Verwaltung sucht, erreicht sofort jemanden; Geniefy nimmt Objekt, Einheiten und Kontaktdaten auf.
Mustererkennung gehört dazu: Häufen sich Meldungen zu einer Liegenschaft, sieht der Verwalter das Muster, und Mehrfachmeldungen werden zu einem Vorgang.
Einrichtung und Preis
Der Start ist begleitet und kostenlos: Onboarding-Sitzung mit Ihrem Team, eine Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate (welche Themen, wann, wie oft), und ein Handout für Mieter und Eigentümer, das erklärt, wie sie Geniefy erreichen und was passiert. So versteht auch die Gegenseite, was neu ist.
| Tarif | Grundpreis / Monat | Danach je Minute | Inklusive |
|---|---|---|---|
| Starter | 50 € | 0,60 € | ca. 85 Minuten |
| Plus | 100 € | 0,50 € | ca. 200 Minuten |
| Pro | 250 € | 0,40 € | ca. 625 Minuten |
| Business | 500 € | 0,30 € | ca. 1.667 Minuten |
Datenschutz
Datenschutz ist bei Geniefy Teil der Architektur: Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Ihre Vorgänge werden in Deutschland gespeichert und auf europäischer Infrastruktur verarbeitet, Datenminimierung und Löschroutinen sind eingebaut. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt Geniefy, dass eine KI spricht, und holt die Einwilligung zur Aufnahme ein, so wie es der EU AI Act verlangt.
Häufige Fragen
Werden Beiräte wirklich durchgestellt, oder landen sie im Ticket?
Wenn Sie die Beirats-Weiterleitung freischalten, stellt Geniefy Beiräte auf Wunsch direkt zur zuständigen Person durch und nimmt das Anliegen nur dann auf, wenn niemand erreichbar ist. Ohne Freischaltung wird das Anliegen als Vorgang aufgenommen und priorisiert weitergegeben.
Kann Geniefy einem Eigentümer die Abrechnung schicken?
Ja, wenn das Dokument in Ihrem System hinterlegt und der Absender eindeutig zugeordnet ist. Geniefy schickt es per WhatsApp oder E-Mail und kann Rückfragen dazu aus dem Dokument beantworten. Freigaben und Ausnahmen legen Sie fest.
Woher weiß Geniefy, dass jemand Beirat oder Eigentümer ist?
An der Rufnummer aus Ihren Kontakten in casavi, Facilioo, DoNexus, Immila oder Ihrem System. Sagt jemand mit unbekannter Nummer im Gespräch, dass er Beirat oder Eigentümer ist, erkennt Geniefy die Rolle ebenfalls; sensible Auskünfte gibt es dann erst nach Prüfung.
Akzeptieren Mieter und Eigentümer eine KI am Telefon?
In einer Umfrage von LPE Immobilien (Mai 2026) befürworteten 91 % der Eigentümer, Beiräte und Mieter KI in der Hausverwaltung. Entscheidend ist, dass jemand abnimmt und das Anliegen ankommt. Viele Anrufer, gerade ältere, merken nicht, dass sie mit einer KI sprechen; Beiräte und Dienstleister werden auf Wunsch direkt an die richtige Person durchgestellt.
Funktioniert Geniefy mit unserer Software?
Geniefy verbindet Telefon-KI, WhatsApp und E-Mail direkt mit den Systemen Ihrer Hausverwaltung: mit CRM- und Kommunikationsplattformen wie casavi, Facilioo, etg24, idwell, immila, Donexus und HubSpot, mit ERP-, Verwaltungs- und Dokumentensoftware wie Impower, DOMUS, immoware24, Haufe PowerHaus, Aareon Wodis, Cajac und d.velop, und mit Incon für das Versicherungs- und Schadenmanagement. Je nach System sind Sie innerhalb eines Tages startklar, neue Anbindungen bauen wir gemeinsam mit Ihnen in vier bis fünf Tagen. Ganz ohne CRM geht es auch, dann führt Geniefy Kontakte und Vorgänge selbst.
Kann ich Geniefy vorher testen?
Ja, eine Woche kostenlos im echten Betrieb: Sie leiten Ihre Nummer auf Geniefy um oder nutzen eine Testnummer, für Anrufer ändert sich nichts. Passt es nicht, leiten Sie einfach zurück. Vor dem Start gibt es ein kostenloses Onboarding, eine Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate und ein Handout für Mieter und Eigentümer, das erklärt, wie Geniefy funktioniert.
Ist Geniefy DSGVO-konform?
Ja. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Ihre Daten werden in Deutschland gespeichert und auf EU-Infrastruktur verarbeitet, und jedes Gespräch beginnt mit dem Hinweis, dass eine KI spricht, inklusive Einwilligung zur Aufnahme. Details stehen in unserer Datenschutzerklärung und im AVV, den wir vor dem Start gemeinsam durchgehen.
Wie schnell ist Geniefy einsatzbereit?
Je nach System sind Sie innerhalb eines Tages startklar: Kennenlerngespräch, Wissenstransfer (Zuständigkeiten, Notdienst, typische Anliegen), Anbindung Ihrer Software, Rufnummer verbinden. Es fallen keine Einrichtungskosten an, und Sie können monatlich kündigen.
Hören Sie es sich an.
Im Kennenlerngespräch zeigen wir Ihnen Geniefy an Ihren eigenen Anliegen: Telefon, WhatsApp und E-Mail, verbunden mit Ihrer Software.