Ihr Agent, Ihre Regeln: Persona, Wortschatz und eigene Abläufe im Dashboard
Ein KI-Agent für die Hausverwaltung ist nur so gut, wie er zu Ihrer Verwaltung passt: wie er heißt und klingt, wie er Ihre Straßen ausspricht, welche Fragen er bei welchem Anliegen stellt und wann er lieber einen Menschen holt. Bei Geniefy stellen Sie das selbst im Dashboard ein. Unter Agent legen Sie Name, Begrüßung, Stimme, Sprechtempo, Benachrichtigungen und den Wortschatz fest; unter Wissen pflegen Sie Fragen und Antworten und legen für einzelne Anliegen eigene Abläufe mit Fragen und Anweisungen an. Änderungen gelten sofort, ohne dass jemand bei uns etwas umbauen muss.
Eigene Abläufe: Sie bestimmen, welche Fragen Ihr Agent stellt
Je nach Anliegen braucht Ihr Team unterschiedliche Informationen: Jemand sucht eine neue Hausverwaltung, ein anderer meldet einen Stromausfall oder hat eine Frage zur Nebenkostenabrechnung. Sie hinterlegen im Bereich Wissen einen eigenen Ablauf und bestimmen, welche Fragen Geniefy stellt, welche davon Pflicht sind und welche Anweisungen gelten (zum Beispiel: bei Interessenten immer nach Anzahl der Einheiten fragen, bei Stromausfall zuerst klären, ob nur die Wohnung betroffen ist).
Abläufe sind frei benannt und beliebig viele; Geniefy erkennt im Gespräch, welcher passt. Was nicht in einem Ablauf steht, behandelt Geniefy wie bisher mit gesundem Menschenverstand.
Agenten-Einstellungen: Name, Stimme, Wortschatz
| Reiter | Was Sie einstellen |
|---|---|
| Agenten-Persona | Name des Agenten, Begrüßung, Stimme, Sprechtempo, Hauptsprache; so klingt Geniefy wie ein Mitarbeiter Ihrer Verwaltung |
| Kommunikation | E-Mail mit Transkript, Anlagen, Kurzfassung und Aufnahme-Link nach jedem Gespräch, Empfänger; unbekannte Anrufer aus Datenschutzgründen immer als unbekannt behandeln; Fallback-Kontakt, wenn kein passender Kontakt gefunden wird |
| Wortschatz | Straßen, Objekte, Namen und Fachbegriffe, damit Geniefy sie zuverlässig versteht und richtig ausspricht; unter Aussprache hinterlegen Sie die richtige Schreibweise für schwierige Wörter |
Wissen: Fragen und Antworten, die Geniefy kennt
Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Hausordnung, wie eine Nebenkostenabrechnung zustande kommt, welche Dokumente Geniefy herausgeben darf: Das steht im Bereich Wissen als Fragen und Antworten. Zum Start füllen wir ihn im kostenlosen Onboarding aus Ihren Unterlagen und einer Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate; danach ergänzen Sie ihn selbst, jederzeit. Duplikate erkennt das Dashboard und schlägt vor, sie zusammenzuführen.
Was Geniefy nach dem Gespräch in Ihren Systemen erledigt, gilt für alle Abläufe:
- Vorgang mit richtiger Liegenschaft, Kontakt und zuständigem Mitarbeiter anlegen, nicht nur eine Notiz.
- Duplikaterkennung: Meldet ein zweiter Mieter denselben Schaden, wird das als Kommentar am bestehenden Vorgang ergänzt statt als neues Ticket.
- Mustererkennung: Häufen sich Meldungen zu einer Liegenschaft (Lärm, Heizung, Aufzug), sieht der Verwalter das Muster, nicht nur den Einzelfall.
- Rollenbasierte Weiterleitung: Beiräte und Dienstleister erreichen die richtige Person; Notfälle gehen sofort an den Notdienst.
- Erinnern und aktualisieren: offene Vorgänge werden nachgehalten, Melder bekommen den Stand, ohne dass jemand nachtelefoniert.
- Eigene Abläufe: Im Dashboard legen Sie fest, welche Anliegen Geniefy allein erledigt, welche es nur vorbereitet, und wie der Agent spricht (Name, Stimme, Wortwahl, Begrüßung).
- Übergabe an Menschen: Im Ablauf legen Sie fest, wann Geniefy an Ihr Team weiterleitet; in einen WhatsApp-Chat kann Ihr Team jederzeit einsteigen und übernehmen.
Feedback und Kontrolle: jede Unterhaltung mit Transkript
Jede Unterhaltung liegt im Dashboard mit Thema, Rolle des Anrufers, Kontaktdaten, Transkript und Aufnahme. Passt eine Antwort nicht, markieren Sie die Stelle im Transkript und geben Daumen hoch oder runter; das kommt direkt bei unserem Team an und wird im wöchentlichen Termin besprochen. In einen laufenden WhatsApp-Chat kann Ihr Team jederzeit einsteigen und übernehmen.
Und weil Details zählen: E-Mail-Adressen liest Geniefy natürlich vor und buchstabiert sie auf Nachfrage mit der deutschen Buchstabiertafel.
Geniefy buchstabiert eine E-Mail-Adresse mit der deutschen Buchstabiertafel
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Transkript lesen
- Anrufer
- Kannst du mir die Adresse buchstabieren?
- Agent · Geniefy
- Gerne, ich buchstabiere: H wie Heinrich, E wie Emil, L wie Ludwig, L wie Ludwig, O wie Otto, At-Zeichen, G wie Gustav, E wie Emil, N wie Nordpol, I wie Ida, E wie Emil, F wie Friedrich, Y wie Ypsilon, Punkt, D wie Dora, E wie Emil. Soll ich Ihnen die E-Mail-Adresse zusätzlich per SMS schicken?
Einrichtung und Preis
Persona, Wortschatz, Wissen und eigene Abläufe sind in jedem Tarif enthalten; es gibt keine Zusatzpakete für Einstellungen. Neue Automatisierungen, die über Abläufe hinausgehen (eigene Connectoren, besondere Freigaben), baut unser Team in vier bis fünf Tagen.
| Tarif | Grundpreis / Monat | Danach je Minute | Inklusive |
|---|---|---|---|
| Starter | 50 € | 0,60 € | ca. 85 Minuten |
| Plus | 100 € | 0,50 € | ca. 200 Minuten |
| Pro | 250 € | 0,40 € | ca. 625 Minuten |
| Business | 500 € | 0,30 € | ca. 1.667 Minuten |
Datenschutz
Datenschutz ist bei Geniefy Teil der Architektur: Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Ihre Vorgänge werden in Deutschland gespeichert und auf europäischer Infrastruktur verarbeitet, Datenminimierung und Löschroutinen sind eingebaut. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt Geniefy, dass eine KI spricht, und holt die Einwilligung zur Aufnahme ein, so wie es der EU AI Act verlangt.
Häufige Fragen
Kann ich Name und Stimme des Agenten selbst ändern?
Ja, im Dashboard unter Agent: Name, Begrüßung, Stimme, Sprechtempo und Hauptsprache. Die Änderung gilt für das nächste Gespräch.
Wie bringe ich Geniefy bei, unsere Straßennamen richtig auszusprechen?
Im Wortschatz hinterlegen Sie Straßen, Objekte und Namen; unter Aussprache die richtige Schreibweise für schwierige Wörter. Geniefy versteht sie dann am Telefon zuverlässig und spricht sie richtig aus.
Was ist der Unterschied zwischen Wissen und einem Ablauf?
Wissen sind Fragen und Antworten, die Geniefy kennt (Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Regeln). Ein Ablauf legt für ein bestimmtes Anliegen fest, welche Fragen Geniefy stellt und welche Anweisungen gelten. Beides pflegen Sie im Bereich Wissen des Dashboards.
Bekomme ich nach jedem Gespräch eine Zusammenfassung?
Wenn Sie es einschalten: eine E-Mail mit Transkript, Anlagen, Kurzfassung und Link zur Aufnahme an die hinterlegten Empfänger. Unabhängig davon liegt jede Unterhaltung im Dashboard und als Vorgang in Ihrem System.
Funktioniert Geniefy mit unserer Software?
Geniefy verbindet Telefon-KI, WhatsApp und E-Mail direkt mit den Systemen Ihrer Hausverwaltung: mit CRM- und Kommunikationsplattformen wie casavi, Facilioo, etg24, idwell, immila, Donexus und HubSpot, mit ERP-, Verwaltungs- und Dokumentensoftware wie Impower, DOMUS, immoware24, Haufe PowerHaus, Aareon Wodis, Cajac und d.velop, und mit Incon für das Versicherungs- und Schadenmanagement. Je nach System sind Sie innerhalb eines Tages startklar, neue Anbindungen bauen wir gemeinsam mit Ihnen in vier bis fünf Tagen. Ganz ohne CRM geht es auch, dann führt Geniefy Kontakte und Vorgänge selbst.
Kann ich Geniefy vorher testen?
Ja, eine Woche kostenlos im echten Betrieb: Sie leiten Ihre Nummer auf Geniefy um oder nutzen eine Testnummer, für Anrufer ändert sich nichts. Passt es nicht, leiten Sie einfach zurück. Vor dem Start gibt es ein kostenloses Onboarding, eine Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate und ein Handout für Mieter und Eigentümer, das erklärt, wie Geniefy funktioniert.
Ist Geniefy DSGVO-konform?
Ja. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Ihre Daten werden in Deutschland gespeichert und auf EU-Infrastruktur verarbeitet, und jedes Gespräch beginnt mit dem Hinweis, dass eine KI spricht, inklusive Einwilligung zur Aufnahme. Details stehen in unserer Datenschutzerklärung und im AVV, den wir vor dem Start gemeinsam durchgehen.
Wie schnell ist Geniefy einsatzbereit?
Je nach System sind Sie innerhalb eines Tages startklar: Kennenlerngespräch, Wissenstransfer (Zuständigkeiten, Notdienst, typische Anliegen), Anbindung Ihrer Software, Rufnummer verbinden. Es fallen keine Einrichtungskosten an, und Sie können monatlich kündigen.
Sehen Sie es sich im Dashboard an.
Im Kennenlerngespräch zeigen wir Ihnen live, wie Sie Persona, Wortschatz und Abläufe für Ihre Verwaltung einstellen.