Was kostet ein KI-Telefonassistent für die Hausverwaltung? 10 Anbieter im Preisvergleich

Kurzfassung: die Preisspanne im Oktober 2026

• Günstigster Einstieg mit Anbindung an die Verwaltungssoftware: Geniefy, 50 € im Monat, Anbindung in jedem Tarif enthalten, 0 € Einrichtung, monatlich kündbar.
• Günstigste Minuten, ohne Branchenfokus: RufLab (ab 58 € für 500 Minuten), telfo (79 € für 750 Minuten), fonio (99 € für 1.000 Minuten). Das Ergebnis ist eine Gesprächsnotiz oder Weiterleitung, kein Vorgang in Ihrer Software.
• Teuerster Einstieg: HeyVera (249 € plus 449 € Onboarding, Integrationen erst ab 499 €) und Cambioo (129 € plus 499 € Einrichtung, zwölf Monate Laufzeit, Integrationen erst ab 349 €).
• Abrechnung je Einheit statt je Minute: managbl.ai (Teil von casavi), 10 bis 16 Cent pro verwalteter Einheit und Monat.
• Preis nur auf Anfrage: facilioo KI-Telefonassistent, casavi AI Answer, eEmployed.

Rechner: Was zahlen Sie bei Ihren Minuten, und wer deckt Ihre Aufgaben ab?

Stellen Sie Ihre Minuten im Monat oder Ihre Einheiten ein, haken Sie an, wofür Sie den Assistenten nutzen wollen, und vergleichen Sie Preis, Abdeckung und Funktionen der vier Anbieter mit Branchenfokus. Alle Zahlen stammen von den Preisseiten der Anbieter, Stand Oktober 2026.

Die fünf Kostenblöcke, die auf Preisseiten selten zusammen stehen

• Grundpreis: der Betrag, mit dem geworben wird. Er enthält ein Minutenkontingent, das von 85 bis 2.500 Minuten reicht.
• Minutenpreis: was jede Minute über dem Kontingent kostet. Die Spanne reicht von 0,10 € (fonio) bis 1,00 € (Cambioo Starter). HeyVera rechnet in 30-Minuten-Blöcken ab, angefangene Blöcke zählen voll.
• Einrichtung und Onboarding: 0 € bei Geniefy, fonio, telfo und RufLab; 449 € bei HeyVera; 499 € bei Cambioo. Diese Summe ist beim Anbieterwechsel verloren.
• Integrationen: Ob der Assistent Vorgänge in casavi, Facilioo, DOMUS, etg24 oder Ihrem anderen System anlegt, kostet bei Cambioo und HeyVera den Sprung in den nächsten Tarif (349 € bzw. 499 €). Bei fonio, telfo und RufLab gibt es keine namentlich genannte Verwaltersoftware. Bei Geniefy ist die Anbindung in jedem Tarif enthalten.
• Laufzeit und Kündigung: monatlich kündbar (Geniefy, RufLab, fonio bei monatlicher Zahlung) oder zwölf Monate (Cambioo mit drei Wochen Kündigungsfrist, Superchat). Zwölf Monate Laufzeit bedeuten zwölf Grundpreise Mindestumsatz, unabhängig davon, ob der Assistent passt.

Dazu kommen Zusatzkosten, die nicht jeder braucht: WhatsApp als eigener Kanal (Geniefy 60 € für 150 Sitzungen; HeyVera 59 bis 119 € je Tarif), priorisierter Support (HeyVera Success-Partnerschaft 34 € im Monat), zusätzliche Rufnummern (fonio 9 €, telfo 6 bis 9 € je Nummer).

Preisvergleich: zehn KI-Telefonassistenten für Hausverwaltungen

Rechenbeispiele: Was kostet das erste Jahr bei 250, 600 und 1.500 Minuten?

Drei typische Verwaltungsgrößen, jeweils zwölf Monate bei monatlicher Zahlung, inklusive Einrichtung, mit Anbindung an die Verwaltungssoftware, wo der Anbieter sie anbietet. Gerechnet mit den Tarifen, die für die Minutenzahl am günstigsten sind.

Wer nur Minuten kauft und die Gesprächsnotizen selbst in die Verwaltungssoftware überträgt, fährt mit fonio, telfo oder RufLab am günstigsten. Wer den Anruf als fertigen Vorgang im System will, vergleicht Geniefy, Cambioo und HeyVera; dort trennen Einrichtung, Laufzeit und Integrationsaufpreis die Anbieter stärker als der Grundpreis.

Was der Preis nicht zeigt: die Kosten nach dem Anruf

Ein Telefonassistent, der eine Notiz liefert, spart die Annahme des Anrufs. Die Arbeit danach bleibt: Notiz lesen, Objekt und Wohnung suchen, Vorgang anlegen, zuweisen, Melder informieren. In der Praxis sind das drei bis fünf Minuten je Anruf. Bei 300 Anrufen im Monat sind das 15 bis 25 Stunden, bei 35 € Vollkosten je Stunde zwischen 525 und 875 € im Monat. Dieser Posten steht auf keiner Preisseite und ist größer als jeder Grundpreisunterschied in der Tabelle.

Deshalb lohnt sich beim Vergleich eine zweite Frage neben "Was kostet die Minute?": "Was liegt nach der Minute in meinem System?" Bei Geniefy ist es der Vorgang mit Liegenschaft, Kontakt, Zuständigem, Zusammenfassung und Transkript, in casavi, Facilioo, DoNexus, immila oder einem anderen Ihrer Systeme; Duplikate werden erkannt, Notfälle warm durchgestellt, Rückfragen aus dem System beantwortet. Das ist der Teil, den der KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen im Detail beschreibt.

Checkliste vor der Unterschrift: zehn Fragen an jeden Anbieter

• Wie viele Minuten sind im Grundpreis enthalten, und was kostet jede weitere Minute? Wird sekundengenau, minutengenau oder in Blöcken abgerechnet?
• Gibt es eine Einrichtungs- oder Onboarding-Gebühr? Was passiert damit, wenn ich nach drei Monaten kündige?
• Ist die Anbindung an meine Verwaltungssoftware im Tarif enthalten, oder brauche ich dafür den nächsten Tarif?
• Wie lang ist die Mindestlaufzeit, wie lang die Kündigungsfrist, und verlängert sich der Vertrag automatisch?
• Was kostet WhatsApp oder E-Mail zusätzlich, falls ich das später will?
• Ist Support im Preis, oder kostet ein fester Ansprechpartner extra?
• Behalte ich meine Rufnummer? Was kostet eine zusätzliche Nummer?
• Wo liegen Aufnahmen und Transkripte, und gibt es einen AVV ohne Aufpreis?
• Kann ich eine Woche mit echten Anrufen testen, bevor ich zahle?
• Was liegt nach dem Anruf in meinem System: eine Notiz, eine E-Mail oder ein zugewiesener Vorgang?

Die Antworten der Anbieter mit Branchenfokus stehen in den Einzelvergleichen: Cambioo, HeyVera, fonio, managbl.ai und Superchat.