Dienstleister und Handwerker: mit KI direkt zur richtigen Person
Dienstleister rufen selten an, um Smalltalk zu machen: Der Monteur steht vor dem Haus und kommt nicht rein, der Maler braucht die Wohnungsnummer, der Aufzugsservice meldet den Auftrag als erledigt. Geniefy erkennt Dienstleister an der Rufnummer oder daran, dass sie sich im Gespräch als solche vorstellen, findet den Auftrag über Ansprechpartner oder Objekt, ruft den zuständigen Verwalter an, brieft ihn und stellt durch. Meldet ein Dienstleister telefonisch den Abschluss, vermerkt Geniefy Status und Notiz am Vorgang in casavi, Facilioo, DoNexus, Immila, etg24, idwell oder einem anderen Ihrer Systeme und informiert die zuständige Person.
So klingt ein Dienstleister-Anruf mit Geniefy
Echter Mitschnitt: Ein Monteur von Heiztechnik Nord steht vor der Kastanienrieder Straße 5, soll 14 Heizungszähler tauschen und kommt nicht ins Haus. Geniefy findet den Auftrag über den Ansprechpartner, ruft den zuständigen Verwalter an, erklärt ihm die Lage und verbindet:
Monteur steht vor dem Haus und braucht Zugang und Wohnungsnummern
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- Nora · Geniefy
- Hallo, hier ist Nora, die neue KI-Mitarbeiterin der Hausverwaltung Waldheim. Wie kann ich Ihnen helfen?
- Tobias Klein
- Hallo, Tobias Klein von Heiztechnik Nord. Ich soll hier die Heizungszähler austauschen und steh grade vor der Kastanienrieder Straße 5, kam aber nicht rein und weiß auch nicht genau, welche Wohnungen betroffen sind.
- Nora · Geniefy
- Alles klar, das kriegen wir hin. Ähm, steht auf Ihrem Auftrag ein Ansprechpartner oder eine Auftragsnummer?
- Tobias Klein
- Auf dem Zettel steht Martin Weber.
- Nora · Geniefy
- Perfekt, Herr Weber ist für die Liegenschaft zuständig. Hmm, ja, ich sehe den Auftrag jetzt auch hier: 14 Zähler in der Kastanienrieder Straße 5. Eine Sache noch: Bis wann sind Sie heute vor Ort?
- Tobias Klein
- Bis etwa halb drei kann ich bleiben.
- Nora · Geniefy
- Mhm, alles klar. Bleiben Sie bitte kurz in der Leitung. Ich rufe Herrn Weber an, erkläre ihm schon, worum es geht, und verbinde Sie anschließend direkt.
- Tobias Klein
- Ja, danke.
- Martin Weber
- Hallo!
- Nora · Geniefy
- Hallo Herr Weber, hier ist Nora. Herr Klein von Heiztechnik Nord steht gerade vor dem Gebäude in der Kastanienrieder Straße 5, um 14 Heizungszähler auszutauschen. Er benötigt Zugang und die Wohnungsnummern und kann bis halb drei vor Ort bleiben. Ich stelle ihn jetzt durch.
Was Geniefy für Dienstleister erledigt
- Rolle erkennen: an der hinterlegten Nummer oder im Gespräch ("Ich bin von Heiztechnik Nord"), auch bei unbekannten Kontakten. Ihre Weiterleitungen und Abläufe greifen dann genauso.
- Auftrag und Objekt finden: über Ansprechpartner, Auftragsnummer oder Adresse; bei mehreren Liegenschaften eines Dienstleisters fragt Geniefy nach, um welche es geht.
- Durchstellen mit Briefing: Geniefy ruft den zuständigen Verwalter an, sagt ihm, wer wartet und worum es geht, und verbindet dann. Ist niemand erreichbar, nimmt Geniefy das Anliegen auf und schickt die Kontaktdaten per SMS.
- Zugang klären: Wer den Schlüssel hat, welche Wohnungen betroffen sind, bis wann der Monteur vor Ort ist, kommt in den Vorgang.
- Abschluss dokumentieren: Ruft der Dienstleister an, dass der Auftrag erledigt ist, erkennt Geniefy ihn an der Nummer, vermerkt Status und Notiz am Vorgang und informiert die Objektbetreuung.
Warum das Ihrem Team Zeit spart
Dienstleister-Anrufe sind kurz, aber sie unterbrechen: Der Verwalter muss den Auftrag suchen, die Wohnungsnummern heraussuchen, den Hausmeister erreichen. Geniefy macht die Vorarbeit und ruft nur dann durch, wenn wirklich ein Mensch entscheiden muss. Der Rest, Statusmeldungen und Terminbestätigungen, landet direkt im Vorgang.
So sieht die Zuordnung im Dashboard aus, mit Rolle des Anrufers, Weiterleitung und Ticket:
Einrichtung und Preis
Im Onboarding hinterlegen wir Ihre Dienstleister mit Nummern und Gewerken, die Zuständigkeiten je Objekt und die Regel, wann durchgestellt und wann nur aufgenommen wird. Die Dienstleister-Weiterleitung ist in jedem Tarif enthalten.
| Tarif | Grundpreis / Monat | Danach je Minute | Inklusive |
|---|---|---|---|
| Starter | 50 € | 0,60 € | ca. 85 Minuten |
| Plus | 100 € | 0,50 € | ca. 200 Minuten |
| Pro | 250 € | 0,40 € | ca. 625 Minuten |
| Business | 500 € | 0,30 € | ca. 1.667 Minuten |
Datenschutz
Datenschutz ist bei Geniefy Teil der Architektur: Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Ihre Vorgänge werden in Deutschland gespeichert und auf europäischer Infrastruktur verarbeitet, Datenminimierung und Löschroutinen sind eingebaut. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt Geniefy, dass eine KI spricht, und holt die Einwilligung zur Aufnahme ein, so wie es der EU AI Act verlangt.
Häufige Fragen
Erkennt Geniefy einen Dienstleister auch, wenn seine Nummer nicht hinterlegt ist?
Ja. Sagt der Anrufer im Gespräch, dass er Dienstleister ist, erkennt Geniefy die Rolle auch bei unbekannten Kontakten, und Ihre Weiterleitungen und Abläufe greifen genauso.
Stellt Geniefy jeden Dienstleister sofort durch?
Nein, nur wenn Ihre Regel das vorsieht. Typisch: Durchstellen, wenn der Dienstleister vor Ort ist und Zugang oder eine Entscheidung braucht; aufnehmen und dokumentieren, wenn es eine Statusmeldung oder Terminfrage ist. Beides stellen Sie im Dashboard ein.
Was passiert, wenn der zuständige Verwalter nicht erreichbar ist?
Geniefy nimmt das Anliegen des Dienstleisters auf, legt es am Vorgang ab, schickt ihm die Kontaktdaten per SMS und informiert die zuständige Person, sobald sie wieder erreichbar ist.
Funktioniert Geniefy mit unserer Software?
Geniefy verbindet Telefon-KI, WhatsApp und E-Mail direkt mit den Systemen Ihrer Hausverwaltung: mit CRM- und Kommunikationsplattformen wie casavi, Facilioo, etg24, idwell, immila, Donexus und HubSpot, mit ERP-, Verwaltungs- und Dokumentensoftware wie Impower, DOMUS, immoware24, Haufe PowerHaus, Aareon Wodis, Cajac und d.velop, und mit Incon für das Versicherungs- und Schadenmanagement. Je nach System sind Sie innerhalb eines Tages startklar, neue Anbindungen bauen wir gemeinsam mit Ihnen in vier bis fünf Tagen. Ganz ohne CRM geht es auch, dann führt Geniefy Kontakte und Vorgänge selbst.
Kann ich Geniefy vorher testen?
Ja, eine Woche kostenlos im echten Betrieb: Sie leiten Ihre Nummer auf Geniefy um oder nutzen eine Testnummer, für Anrufer ändert sich nichts. Passt es nicht, leiten Sie einfach zurück. Vor dem Start gibt es ein kostenloses Onboarding, eine Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate und ein Handout für Mieter und Eigentümer, das erklärt, wie Geniefy funktioniert.
Kann ich meine bestehende Telefonnummer weiterverwenden?
Ja. Geniefy wird mit Ihrer bestehenden Telefon- und WhatsApp-Nummer verbunden, für Mieter und Eigentümer ändert sich nichts. Auf Wunsch stellen wir eine neue Nummer bereit, zum Beispiel für einen Parallelbetrieb in der Testphase.
Ist Geniefy DSGVO-konform?
Ja. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Ihre Daten werden in Deutschland gespeichert und auf EU-Infrastruktur verarbeitet, und jedes Gespräch beginnt mit dem Hinweis, dass eine KI spricht, inklusive Einwilligung zur Aufnahme. Details stehen in unserer Datenschutzerklärung und im AVV, den wir vor dem Start gemeinsam durchgehen.
Wie schnell ist Geniefy einsatzbereit?
Je nach System sind Sie innerhalb eines Tages startklar: Kennenlerngespräch, Wissenstransfer (Zuständigkeiten, Notdienst, typische Anliegen), Anbindung Ihrer Software, Rufnummer verbinden. Es fallen keine Einrichtungskosten an, und Sie können monatlich kündigen.
Hören Sie es sich an.
Im Kennenlerngespräch zeigen wir Ihnen Geniefy an Ihren eigenen Anliegen: Telefon, WhatsApp und E-Mail, verbunden mit Ihrer Software.