KI-Mieterkommunikation: ein Agent für Telefon, WhatsApp und E-Mail
Mieterkommunikation heißt in der Hausverwaltung vor allem: dieselben Fragen, zu jeder Tageszeit, auf jedem Kanal. Wann kommt der Handwerker, warum ist die Abrechnung so hoch, hier ist mein Zählerstand, die Heizung ist kalt. Geniefy beantwortet sie rund um die Uhr am Telefon, per WhatsApp und per E-Mail, mit dem Kontext aus casavi, Facilioo, DoNexus, Immila, etg24, idwell oder einem anderen Ihrer Systeme: Es erkennt den Mieter, liest den Stand seiner Vorgänge, schickt Dokumente, nimmt Zählerstände per Foto auf und legt neue Anliegen als Vorgang an. Ihr Team sieht jede Unterhaltung im Dashboard und kann jederzeit übernehmen.
Was Mieter am häufigsten wollen, und was Geniefy daraus macht
| Anliegen | Kanal | Was Geniefy tut |
|---|---|---|
| Schaden melden | Telefon, WhatsApp, E-Mail | Angaben abfragen, Foto annehmen, Duplikat prüfen, Vorgang zugewiesen anlegen, Bestätigung schicken. Siehe Schadensmeldung. |
| Wie ist der Stand? | Telefon, WhatsApp | Offene Vorgänge zeigen, Termin des Handwerkers nennen, Änderungen am Vorgang ergänzen |
| Zählerstand durchgeben | WhatsApp, Telefon | Foto auslesen oder Wert aufnehmen, bestätigen lassen, gegen Vorjahr prüfen, im System hinterlegen |
| Frage zur Nebenkostenabrechnung | WhatsApp, E-Mail, Telefon | Dokument heraussuchen, schicken, Betrag und Frist nennen, Anstieg erklären |
| Termin vereinbaren | Telefon, WhatsApp | Handwerkertermin oder Rückruf abstimmen und eintragen, Erinnerung schicken |
| Notfall | Telefon | Erkennen, an den Notdienst verbinden, Nummer per SMS. Siehe Notdienst. |
Zählerstand per WhatsApp-Foto
Der Eigentümer schickt ein Foto vom Zähler, Geniefy liest den Wert aus dem Bild, lässt ihn bestätigen, vergleicht mit dem Vorjahr und hinterlegt ihn für die richtige Wohnung:
Nora · Hausverwaltung Waldheim
Offene Vorgänge abfragen und Termine bestätigen
Eine Frage, zwei offene Vorgänge: Geniefy zeigt beide als Auswahl, bestätigt den Handwerkertermin und klärt beim verlorenen Schlüssel Zuständigkeit und Kosten:
Nora · Hausverwaltung Waldheim
Bilder, Sprachnachrichten und Dokumente auf WhatsApp
Ein Foto vom Defekt, eine Sprachnachricht unterwegs, ein Dokument als Anhang: Geniefy versteht diese Inhalte direkt auf WhatsApp und dokumentiert sie zusammen mit dem Anliegen im System und im Dashboard. Würde ein Bild bei der Bearbeitung helfen, fragt Geniefy von sich aus danach.
Am Telefon gilt dasselbe für das, was sich schlecht durchgeben lässt: E-Mail-Adressen liest Geniefy natürlich vor, buchstabiert auf Nachfrage und schickt sie per SMS hinterher.
Geniefy buchstabiert eine E-Mail-Adresse mit der deutschen Buchstabiertafel
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Transkript lesen
- Anrufer
- Kannst du mir die Adresse buchstabieren?
- Agent · Geniefy
- Gerne, ich buchstabiere: H wie Heinrich, E wie Emil, L wie Ludwig, L wie Ludwig, O wie Otto, At-Zeichen, G wie Gustav, E wie Emil, N wie Nordpol, I wie Ida, E wie Emil, F wie Friedrich, Y wie Ypsilon, Punkt, D wie Dora, E wie Emil. Soll ich Ihnen die E-Mail-Adresse zusätzlich per SMS schicken?
Warum ein Agent für alle Kanäle
Mieter wechseln den Kanal: erst die WhatsApp mit dem Foto, dann der Anruf, weil sich niemand gemeldet hat. Mit einem Agenten für Telefon, WhatsApp und E-Mail bleibt es ein Vorgang, mit einem Verlauf, in einem System. Was nach dem Gespräch automatisch passiert:
- Vorgang mit richtiger Liegenschaft, Kontakt und zuständigem Mitarbeiter anlegen, nicht nur eine Notiz.
- Duplikaterkennung: Meldet ein zweiter Mieter denselben Schaden, wird das als Kommentar am bestehenden Vorgang ergänzt statt als neues Ticket.
- Mustererkennung: Häufen sich Meldungen zu einer Liegenschaft (Lärm, Heizung, Aufzug), sieht der Verwalter das Muster, nicht nur den Einzelfall.
- Rollenbasierte Weiterleitung: Beiräte und Dienstleister erreichen die richtige Person; Notfälle gehen sofort an den Notdienst.
- Erinnern und aktualisieren: offene Vorgänge werden nachgehalten, Melder bekommen den Stand, ohne dass jemand nachtelefoniert.
- Eigene Abläufe: Im Dashboard legen Sie fest, welche Anliegen Geniefy allein erledigt, welche es nur vorbereitet, und wie der Agent spricht (Name, Stimme, Wortwahl, Begrüßung).
- Übergabe an Menschen: Im Ablauf legen Sie fest, wann Geniefy an Ihr Team weiterleitet; in einen WhatsApp-Chat kann Ihr Team jederzeit einsteigen und übernehmen.
Und für die Mieter selbst: In einer Umfrage von LPE Immobilien (Mai 2026) befürworteten 91 % der Eigentümer, Beiräte und Mieter KI in der Hausverwaltung. Entscheidend ist, dass jemand abnimmt und das Anliegen ankommt.
Einrichtung und Preis
Der Start ist begleitet und kostenlos: Onboarding-Sitzung mit Ihrem Team, eine Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate (welche Themen, wann, wie oft), und ein Handout für Mieter und Eigentümer, das erklärt, wie sie Geniefy erreichen und was passiert. So versteht auch die Gegenseite, was neu ist.
Zum Start gibt es ein Handout für Mieter und Eigentümer, das erklärt, wie sie Geniefy erreichen und was passiert. Telefon wird nach Minuten abgerechnet, WhatsApp nach Sitzungen:
| Tarif | Grundpreis / Monat | Danach je Minute | Inklusive |
|---|---|---|---|
| Starter | 50 € | 0,60 € | ca. 85 Minuten |
| Plus | 100 € | 0,50 € | ca. 200 Minuten |
| Pro | 250 € | 0,40 € | ca. 625 Minuten |
| Business | 500 € | 0,30 € | ca. 1.667 Minuten |
Datenschutz
Datenschutz ist bei Geniefy Teil der Architektur: Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Ihre Vorgänge werden in Deutschland gespeichert und auf europäischer Infrastruktur verarbeitet, Datenminimierung und Löschroutinen sind eingebaut. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt Geniefy, dass eine KI spricht, und holt die Einwilligung zur Aufnahme ein, so wie es der EU AI Act verlangt.
Häufige Fragen
Akzeptieren Mieter und Eigentümer eine KI am Telefon?
In einer Umfrage von LPE Immobilien (Mai 2026) befürworteten 91 % der Eigentümer, Beiräte und Mieter KI in der Hausverwaltung. Entscheidend ist, dass jemand abnimmt und das Anliegen ankommt. Viele Anrufer, gerade ältere, merken nicht, dass sie mit einer KI sprechen; Beiräte und Dienstleister werden auf Wunsch direkt an die richtige Person durchgestellt.
Können Mieter Geniefy einfach über die bekannte WhatsApp-Nummer der Verwaltung erreichen?
Ja. Geniefy wird mit Ihrer bestehenden WhatsApp-Business-Nummer verbunden, oder wir richten eine neue ein. Mieter schreiben wie gewohnt; Geniefy erkennt sie an der Mobilnummer aus Ihren Kontakten.
Was passiert, wenn Geniefy eine Frage nicht beantworten kann?
Dann nimmt es das Anliegen auf, legt einen Vorgang für die zuständige Person an und sagt dem Mieter, wann er mit einer Antwort rechnen kann. In einen laufenden WhatsApp-Chat kann Ihr Team außerdem jederzeit einsteigen und übernehmen.
Antwortet Geniefy auch auf E-Mails von Mietern?
Ja. E-Mails werden gelesen, dem Kontakt und Objekt zugeordnet, als Vorgang angelegt und beantwortet; auf Wunsch mit Freigabe durch Ihr Team vor dem Versand. Mehr dazu unter E-Mail-Automatisierung.
Funktioniert Geniefy mit unserer Software?
Geniefy verbindet Telefon-KI, WhatsApp und E-Mail direkt mit den Systemen Ihrer Hausverwaltung: mit CRM- und Kommunikationsplattformen wie casavi, Facilioo, etg24, idwell, immila, Donexus und HubSpot, mit ERP-, Verwaltungs- und Dokumentensoftware wie Impower, DOMUS, immoware24, Haufe PowerHaus, Aareon Wodis, Cajac und d.velop, und mit Incon für das Versicherungs- und Schadenmanagement. Je nach System sind Sie innerhalb eines Tages startklar, neue Anbindungen bauen wir gemeinsam mit Ihnen in vier bis fünf Tagen. Ganz ohne CRM geht es auch, dann führt Geniefy Kontakte und Vorgänge selbst.
Kann ich Geniefy vorher testen?
Ja, eine Woche kostenlos im echten Betrieb: Sie leiten Ihre Nummer auf Geniefy um oder nutzen eine Testnummer, für Anrufer ändert sich nichts. Passt es nicht, leiten Sie einfach zurück. Vor dem Start gibt es ein kostenloses Onboarding, eine Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate und ein Handout für Mieter und Eigentümer, das erklärt, wie Geniefy funktioniert.
Kann ich meine bestehende Telefonnummer weiterverwenden?
Ja. Geniefy wird mit Ihrer bestehenden Telefon- und WhatsApp-Nummer verbunden, für Mieter und Eigentümer ändert sich nichts. Auf Wunsch stellen wir eine neue Nummer bereit, zum Beispiel für einen Parallelbetrieb in der Testphase.
Ist Geniefy DSGVO-konform?
Ja. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Ihre Daten werden in Deutschland gespeichert und auf EU-Infrastruktur verarbeitet, und jedes Gespräch beginnt mit dem Hinweis, dass eine KI spricht, inklusive Einwilligung zur Aufnahme. Details stehen in unserer Datenschutzerklärung und im AVV, den wir vor dem Start gemeinsam durchgehen.
Hören Sie es sich an.
Im Kennenlerngespräch zeigen wir Ihnen Geniefy an Ihren eigenen Anliegen: Telefon, WhatsApp und E-Mail, verbunden mit Ihrer Software.