Geniefy + Facilioo: KI für Telefon, WhatsApp und E-Mail direkt in Facilioo
Facilioo ist die Plattform für digitale Immobilienverwaltung mit Vorgängen, Ticketsystem, Dienstleister-Steuerung und App, und mit einer der offensten Schnittstellen im Markt: Kaum ein System lässt sich so vollständig anbinden. Geniefy legt sich als KI-Betriebsebene darüber: Der Agent nimmt Anrufe, WhatsApp-Nachrichten und E-Mails entgegen, erkennt Anrufer und Anliegen anhand Ihrer Kontakte in Facilioo, legt Vorgänge und Tickets an, weist zu, beantwortet Fragen zu Status und Dokumenten aus Facilioo und leitet Notfälle sofort weiter. Die Anbindung ist ohne Integrationskosten enthalten und meist innerhalb eines Tages eingerichtet.
Was Geniefy in Facilioo liest und schreibt
| Richtung | Was passiert |
|---|---|
| Lesen | Kontakte, Objekte und Zuständigkeiten, um Anrufer und Absender zu erkennen und die richtige Person zu finden |
| Lesen | Status offener Vorgänge und Tickets, damit Geniefy auf "Wie ist der Stand?" konkret antwortet |
| Lesen | Dokumente und Informationen, die Mieter und Eigentümer anfragen (Abrechnung, Teilungserklärung, Hausordnung, Termine), soweit in Ihrem System hinterlegt |
| Schreiben | Vorgänge und Tickets anlegen: Objekt, Wohnung, Anliegen, Dringlichkeit, Melder, Anhänge wie Fotos aus WhatsApp |
| Schreiben | Zuweisen an die zuständige Person oder das zuständige Team, Eskalation bei Notfällen |
| Schreiben | Gesprächszusammenfassung und Transkript am Vorgang, damit nichts abgetippt werden muss |
Facilioo bietet einen eigenen KI-Telefonassistenten innerhalb der Plattform an. Geniefy ist die Alternative für Verwaltungen, die Telefon, WhatsApp und E-Mail mit einem Agenten abdecken wollen, der Rollen und Notfälle unterscheidet, Rückfragen aus Facilioo beantwortet und den Vorgang fertig zugewiesen ablegt.
Und nach dem Gespräch:
- Vorgang mit richtiger Liegenschaft, Kontakt und zuständigem Mitarbeiter anlegen, nicht nur eine Notiz.
- Duplikaterkennung: Meldet ein zweiter Mieter denselben Schaden, wird das als Kommentar am bestehenden Vorgang ergänzt statt als neues Ticket.
- Mustererkennung: Häufen sich Meldungen zu einer Liegenschaft (Lärm, Heizung, Aufzug), sieht der Verwalter das Muster, nicht nur den Einzelfall.
- Rollenbasierte Weiterleitung: Beiräte und Dienstleister erreichen die richtige Person; Notfälle gehen sofort an den Notdienst.
- Erinnern und aktualisieren: offene Vorgänge werden nachgehalten, Melder bekommen den Stand, ohne dass jemand nachtelefoniert.
- Eigene Abläufe: Im Dashboard legen Sie fest, welche Anliegen Geniefy allein erledigt, welche es nur vorbereitet, und wie der Agent spricht (Name, Stimme, Wortwahl, Begrüßung).
- Übergabe an Menschen: Im Ablauf legen Sie fest, wann Geniefy an Ihr Team weiterleitet; in einen WhatsApp-Chat kann Ihr Team jederzeit einsteigen und übernehmen.
Drei Beispiele aus dem Alltag
- Um 22:40 Uhr meldet ein Anrufer, dass der Aufzug feststeckt. Geniefy erkennt den Notfall, liest die Notdienstnummer des Objekts aus Facilioo, verbindet direkt und schickt die Nummer zusätzlich per SMS. Am Morgen liegt der Vorgang mit Uhrzeit, Objekt und Gesprächsverlauf in Facilioo.
- Eine Mieterin fragt per WhatsApp, wann der Maler kommt. Geniefy liest den Auftragsstatus aus Facilioo (Donnerstag beauftragt) und antwortet sofort.
- Ein Dienstleister ruft an: Der Auftrag im Objekt ist erledigt, aber er hat noch eine Rückfrage zum Folgeauftrag. Geniefy erkennt an der Nummer aus Facilioo, dass es ein Dienstleister ist, stellt zum zuständigen Objektbetreuer durch und vermerkt Status und Kontakt am Ticket.
So klingt das: ein echter Anruf, im System dokumentiert
Der Anrufer will nur einen Rückruf. Geniefy findet den offenen Vorgang, nennt den Termin des Fachbetriebs und ergänzt die neue Information am selben Vorgang. Genau so landet es in Facilioo: kein Duplikat, kein Abtippen.
Wasserschaden: Eigentümer will einen Rückruf und bekommt den Stand
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Transkript lesen
- Alexander · Geniefy
- Hallo Herr Behrens, hier ist Alexander, der neue KI-Mitarbeiter der Hausverwaltung Lindenbogen. Wie kann ich Ihnen helfen?
- Herr Behrens
- Ach, schon wieder so eine KI. Sagen Sie einfach Herrn Schmidt, der soll mich anrufen.
- Alexander · Geniefy
- Natürlich, das gebe ich gerne weiter. Wenn Sie mir kurz sagen, worum es geht, kann Herr Schmidt gleich vorbereitet zurückrufen.
- Herr Behrens
- Immer noch der Wasserschaden. Hab ich vor zwei Tagen schon mal angerufen, deswegen.
- Alexander · Geniefy
- Mhm. Einen kleinen Moment. Ähm, ja, ich seh den Vorgang jetzt. Wasserfleck im Wohnzimmer, gemeldet am Dienstag. Die Fotos, die Sie geschickt haben, wurden bereits geprüft. Laut dem letzten Eintrag kommt der Fachbetrieb am Montagvormittag zu Ihnen. Wurde Ihnen das schon mitgeteilt?
- Herr Behrens
- Nee, tatsächlich noch nicht. Aber das ist immerhin schon mal gut. Der Fleck hat sich inzwischen bis in die Küche ausgebreitet.
- Alexander · Geniefy
- Okay, danke für die Information. Ist der Fleck nur größer geworden oder tritt aktuell auch Wasser aus?
- Herr Behrens
- Das tropft nix.
- Alexander · Geniefy
- Verstanden. Ich ergänze das direkt im bestehenden Vorgang. Das ist für den Kollegen vor Ort wichtig zu wissen. Einen kleinen Moment.
- Alexander · Geniefy
- Ähm, so, das ist jetzt ergänzt. Möchten Sie trotzdem noch einen Rückruf von Herrn Schmidt oder ist Ihr Anliegen damit zunächst geklärt?
- Herr Behrens
- Nein, wenn der Fachbetrieb am Montag kommt, brauch ich keinen Rückruf mehr.
- Alexander · Geniefy
- Perfekt. Gibt es noch etwas, wobei ich Ihnen helfen kann?
- Herr Behrens
- Nein, das war's. Danke.
- Alexander · Geniefy
- Sehr gerne. Dann wünsch ich Ihnen noch einen schönen Tag. Auf Wiederhören.
Und so sieht Ihr Team es im Geniefy-Dashboard, mit Sprung ins Ticket in Facilioo:
So läuft die Einrichtung
- Kennenlerngespräch (30 Minuten): Wir hören uns Ihre typischen Anliegen an, sehen uns Ihre Abläufe in Facilioo an (wer bekommt welche Vorgänge, wie heißen Ihre Kategorien, wer ist Notdienst) und zeigen Geniefy live.
- Zugang und AVV: Sie richten Geniefy einen technischen Zugang zu Facilioo ein; im AVV steht, welche Daten gelesen und geschrieben werden.
- Wissenstransfer im kostenlosen Onboarding: Zuständigkeiten, Öffnungszeiten, häufige Fragen, dazu eine Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate. Sie erweitern das Wissen später jederzeit selbst im Dashboard.
- Rufnummer und WhatsApp: Bestehende Nummer verbinden oder neue Nummer für die Testphase; Handout für Mieter und Eigentümer inklusive.
- Probewoche: eine Woche kostenlos im echten Betrieb, danach entscheiden Sie. Live meist innerhalb eines Tages; neue Automatisierungen für Ihre Abläufe baut unser Team in vier bis fünf Tagen.
Es fallen keine Integrationskosten an, und Sie können monatlich kündigen.
Was es kostet
Die Anbindung an Facilioo ist in jedem Tarif enthalten. Sie zahlen nur für die Kanäle, die Sie nutzen.
| Tarif | Grundpreis / Monat | Danach je Minute | Inklusive |
|---|---|---|---|
| Starter | 50 € | 0,60 € | ca. 85 Minuten |
| Plus | 100 € | 0,50 € | ca. 200 Minuten |
| Pro | 250 € | 0,40 € | ca. 625 Minuten |
| Business | 500 € | 0,30 € | ca. 1.667 Minuten |
Datenschutz
Datenschutz ist bei Geniefy Teil der Architektur: Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Ihre Vorgänge werden in Deutschland gespeichert und auf europäischer Infrastruktur verarbeitet, Datenminimierung und Löschroutinen sind eingebaut. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt Geniefy, dass eine KI spricht, und holt die Einwilligung zur Aufnahme ein, so wie es der EU AI Act verlangt.
Geniefy spiegelt nicht Ihre gesamte Facilioo-Datenbank. Gelesen wird, was für das aktuelle Anliegen gebraucht wird, und am Gespräch wird nur der Bezug festgehalten (Kontakt, Objekt, Vorgang); geschrieben werden Vorgänge, Zuweisungen und Zusammenfassungen. Beides ist im AVV beschrieben.
Häufige Fragen
Muss ich in Facilioo etwas umstellen?
Nein. Ihre Kategorien, Zuständigkeiten und Abläufe in Facilioo bleiben, wie sie sind. Geniefy passt sich an Ihre Struktur an, nicht umgekehrt.
Sehen meine Mitarbeiter, was Geniefy in Facilioo angelegt hat?
Ja, direkt in Facilioo: der Vorgang, die Zuweisung, die Zusammenfassung und das Transkript. Zusätzlich zeigt das Geniefy-Dashboard jede Unterhaltung mit Verlauf.
Facilioo hat einen eigenen KI-Telefonassistenten. Warum Geniefy?
Wenn Sie nur Telefonie innerhalb von Facilioo automatisieren wollen, ist der facilioo-Assistent naheliegend. Geniefy lohnt sich, wenn ein Agent Telefon, WhatsApp und E-Mail bedienen, Rollen und Notfälle unterscheiden und Rückfragen direkt aus Facilioo beantworten soll. Testen Sie beides mit den zehn Anrufen aus unserem Vergleich der KI-Tools.
Funktioniert Geniefy mit unserer Software?
Geniefy verbindet Telefon-KI, WhatsApp und E-Mail direkt mit den Systemen Ihrer Hausverwaltung: mit CRM- und Kommunikationsplattformen wie casavi, Facilioo, etg24, idwell, immila, Donexus und HubSpot, mit ERP-, Verwaltungs- und Dokumentensoftware wie Impower, DOMUS, immoware24, Haufe PowerHaus, Aareon Wodis, Cajac und d.velop, und mit Incon für das Versicherungs- und Schadenmanagement. Je nach System sind Sie innerhalb eines Tages startklar, neue Anbindungen bauen wir gemeinsam mit Ihnen in vier bis fünf Tagen. Ganz ohne CRM geht es auch, dann führt Geniefy Kontakte und Vorgänge selbst.
Kann ich Geniefy vorher testen?
Ja, eine Woche kostenlos im echten Betrieb: Sie leiten Ihre Nummer auf Geniefy um oder nutzen eine Testnummer, für Anrufer ändert sich nichts. Passt es nicht, leiten Sie einfach zurück. Vor dem Start gibt es ein kostenloses Onboarding, eine Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate und ein Handout für Mieter und Eigentümer, das erklärt, wie Geniefy funktioniert.
Kann ich meine bestehende Telefonnummer weiterverwenden?
Ja. Geniefy wird mit Ihrer bestehenden Telefon- und WhatsApp-Nummer verbunden, für Mieter und Eigentümer ändert sich nichts. Auf Wunsch stellen wir eine neue Nummer bereit, zum Beispiel für einen Parallelbetrieb in der Testphase.
Ist Geniefy DSGVO-konform?
Ja. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Ihre Daten werden in Deutschland gespeichert und auf EU-Infrastruktur verarbeitet, und jedes Gespräch beginnt mit dem Hinweis, dass eine KI spricht, inklusive Einwilligung zur Aufnahme. Details stehen in unserer Datenschutzerklärung und im AVV, den wir vor dem Start gemeinsam durchgehen.
Wie schnell ist Geniefy einsatzbereit?
Je nach System sind Sie innerhalb eines Tages startklar: Kennenlerngespräch, Wissenstransfer (Zuständigkeiten, Notdienst, typische Anliegen), Anbindung Ihrer Software, Rufnummer verbinden. Es fallen keine Einrichtungskosten an, und Sie können monatlich kündigen.
Hören Sie es sich an.
Im Kennenlerngespräch zeigen wir Ihnen Geniefy an Ihren eigenen Anliegen: Telefon, WhatsApp und E-Mail, verbunden mit Ihrer Software.