Schadensmeldung mit KI: vom Anruf zum fertigen Vorgang, ohne Abtippen
Eine Schadensmeldung ist das häufigste Anliegen in der Hausverwaltung, und fast immer fehlt am Telefon etwas: die Wohnung, seit wann, wie dringend, ein Foto. Geniefy nimmt Schadensmeldungen per Telefon, WhatsApp und E-Mail rund um die Uhr entgegen, fragt genau die Angaben nach, die Ihr Team für den nächsten Schritt braucht, nimmt Fotos an, erkennt, ob derselbe Schaden schon gemeldet wurde, und legt den Vorgang mit Liegenschaft, Kontakt und zuständigem Mitarbeiter in casavi, Facilioo, DoNexus, Immila, etg24, idwell oder einem anderen Ihrer Systeme an. Der Melder bekommt eine Bestätigung, Ihr Team einen fertigen Vorgang.
Was Geniefy bei einer Schadensmeldung abfragt
Der Agent führt ein normales Gespräch und holt dabei strukturiert ein, was in einen brauchbaren Vorgang gehört. Welche Fragen das sind, legen Sie pro Anliegen selbst fest (siehe eigene Abläufe); der Standard sieht so aus:
- Wer meldet: Anrufer wird an der Nummer erkannt (Mieter, Eigentümer, Beirat, Dienstleister), sonst wird Name und Rolle erfragt.
- Wo: Liegenschaft und Wohnung, bei mehreren Einheiten fragt Geniefy nach, welche gemeint ist.
- Was und seit wann: Art des Schadens, betroffener Raum, ob aktuell Wasser austritt oder Strom fehlt.
- Wie dringend: Notfälle wie Wasserrohrbruch, Aufzug oder Stromausfall im ganzen Haus gehen sofort an den Notdienst, alles andere wird als Vorgang angelegt.
- Erreichbarkeit: Wann ist der Melder für den Handwerker erreichbar, welche Rückrufnummer, soll die Bestätigung per SMS oder WhatsApp kommen.
- Foto: Per WhatsApp schickt der Melder direkt ein Bild; am Telefon bietet Geniefy an, das Foto anschließend per WhatsApp nachzureichen.
So legen Sie einen eigenen Ablauf für ein Anliegen an, mit den Fragen, die Geniefy stellen soll:
So klingt eine Schadensmeldung mit Geniefy
Der Eigentümer hatte den Wasserschaden schon gemeldet und will nur einen Rückruf. Geniefy findet den offenen Vorgang, nennt den Termin des Fachbetriebs und ergänzt die neue Information am selben Vorgang, statt ein Duplikat anzulegen:
Wasserschaden: Eigentümer will einen Rückruf und bekommt den Stand
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- Alexander · Geniefy
- Hallo Herr Behrens, hier ist Alexander, der neue KI-Mitarbeiter der Hausverwaltung Lindenbogen. Wie kann ich Ihnen helfen?
- Herr Behrens
- Ach, schon wieder so eine KI. Sagen Sie einfach Herrn Schmidt, der soll mich anrufen.
- Alexander · Geniefy
- Natürlich, das gebe ich gerne weiter. Wenn Sie mir kurz sagen, worum es geht, kann Herr Schmidt gleich vorbereitet zurückrufen.
- Herr Behrens
- Immer noch der Wasserschaden. Hab ich vor zwei Tagen schon mal angerufen, deswegen.
- Alexander · Geniefy
- Mhm. Einen kleinen Moment. Ähm, ja, ich seh den Vorgang jetzt. Wasserfleck im Wohnzimmer, gemeldet am Dienstag. Die Fotos, die Sie geschickt haben, wurden bereits geprüft. Laut dem letzten Eintrag kommt der Fachbetrieb am Montagvormittag zu Ihnen. Wurde Ihnen das schon mitgeteilt?
- Herr Behrens
- Nee, tatsächlich noch nicht. Aber das ist immerhin schon mal gut. Der Fleck hat sich inzwischen bis in die Küche ausgebreitet.
- Alexander · Geniefy
- Okay, danke für die Information. Ist der Fleck nur größer geworden oder tritt aktuell auch Wasser aus?
- Herr Behrens
- Das tropft nix.
- Alexander · Geniefy
- Verstanden. Ich ergänze das direkt im bestehenden Vorgang. Das ist für den Kollegen vor Ort wichtig zu wissen. Einen kleinen Moment.
- Alexander · Geniefy
- Ähm, so, das ist jetzt ergänzt. Möchten Sie trotzdem noch einen Rückruf von Herrn Schmidt oder ist Ihr Anliegen damit zunächst geklärt?
- Herr Behrens
- Nein, wenn der Fachbetrieb am Montag kommt, brauch ich keinen Rückruf mehr.
- Alexander · Geniefy
- Perfekt. Gibt es noch etwas, wobei ich Ihnen helfen kann?
- Herr Behrens
- Nein, das war's. Danke.
- Alexander · Geniefy
- Sehr gerne. Dann wünsch ich Ihnen noch einen schönen Tag. Auf Wiederhören.
Per WhatsApp läuft dasselbe mit Foto: Schaden schreiben, Bild schicken, Rückfragen antippen, fertig.
Was nach der Meldung automatisch passiert
Der Unterschied zu einem Anrufbeantworter oder Telefonsekretariat ist der Teil nach dem Gespräch:
- Vorgang mit richtiger Liegenschaft, Kontakt und zuständigem Mitarbeiter anlegen, nicht nur eine Notiz.
- Duplikaterkennung: Meldet ein zweiter Mieter denselben Schaden, wird das als Kommentar am bestehenden Vorgang ergänzt statt als neues Ticket.
- Mustererkennung: Häufen sich Meldungen zu einer Liegenschaft (Lärm, Heizung, Aufzug), sieht der Verwalter das Muster, nicht nur den Einzelfall.
- Rollenbasierte Weiterleitung: Beiräte und Dienstleister erreichen die richtige Person; Notfälle gehen sofort an den Notdienst.
- Erinnern und aktualisieren: offene Vorgänge werden nachgehalten, Melder bekommen den Stand, ohne dass jemand nachtelefoniert.
- Eigene Abläufe: Im Dashboard legen Sie fest, welche Anliegen Geniefy allein erledigt, welche es nur vorbereitet, und wie der Agent spricht (Name, Stimme, Wortwahl, Begrüßung).
- Übergabe an Menschen: Im Ablauf legen Sie fest, wann Geniefy an Ihr Team weiterleitet; in einen WhatsApp-Chat kann Ihr Team jederzeit einsteigen und übernehmen.
Der Vorgang trägt Zusammenfassung, Transkript und Anhänge. In der Anrufliste im Dashboard sehen Sie jede Meldung mit Thema und springen per Klick ins Ticket in Ihrem System.
Warum kein Duplikat und kein leerer Vorgang entsteht
Zwei Dinge kosten Hausverwaltungen bei Schadensmeldungen am meisten Zeit: doppelt angelegte Vorgänge, wenn drei Bewohner denselben Schaden melden, und leere Vorgänge, in denen die Wohnung oder die Rückrufnummer fehlt. Geniefy prüft vor dem Anlegen, ob zu Objekt und Thema schon ein Vorgang offen ist, und ergänzt dann als Kommentar. Häufen sich Meldungen zu einer Liegenschaft, sieht der Verwalter das Muster, nicht nur den Einzelfall. Und weil die Pflichtangaben im Gespräch abgefragt werden, kommt kein Vorgang ohne Adresse und Erreichbarkeit an.
Ist ein passender Vorgang bereits geschlossen, legt Geniefy einen neuen an und verweist intern auf das frühere Ticket, damit Ihr Team die Vorgeschichte sofort sieht.
Einrichtung und Preis
Der Start ist begleitet und kostenlos: Onboarding-Sitzung mit Ihrem Team, eine Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate (welche Themen, wann, wie oft), und ein Handout für Mieter und Eigentümer, das erklärt, wie sie Geniefy erreichen und was passiert. So versteht auch die Gegenseite, was neu ist.
Die Schadensmeldung ist in jedem Tarif enthalten; Sie zahlen nur nach Minuten am Telefon und Sitzungen auf WhatsApp:
| Tarif | Grundpreis / Monat | Danach je Minute | Inklusive |
|---|---|---|---|
| Starter | 50 € | 0,60 € | ca. 85 Minuten |
| Plus | 100 € | 0,50 € | ca. 200 Minuten |
| Pro | 250 € | 0,40 € | ca. 625 Minuten |
| Business | 500 € | 0,30 € | ca. 1.667 Minuten |
Datenschutz
Datenschutz ist bei Geniefy Teil der Architektur: Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Ihre Vorgänge werden in Deutschland gespeichert und auf europäischer Infrastruktur verarbeitet, Datenminimierung und Löschroutinen sind eingebaut. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt Geniefy, dass eine KI spricht, und holt die Einwilligung zur Aufnahme ein, so wie es der EU AI Act verlangt.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn der Melder ein Foto hat?
Per WhatsApp schickt er es direkt in den Chat; Geniefy ordnet es dem Vorgang zu und hängt es in Ihrem System an. Am Telefon bietet Geniefy an, das Foto anschließend per WhatsApp nachzureichen, und fragt von sich aus danach, wenn ein Bild bei der Bearbeitung hilft.
Erkennt Geniefy, ob ein Schaden schon gemeldet wurde?
Ja. Vor dem Anlegen prüft Geniefy Vorgänge zu Objekt und Thema in jedem Status. Ein offener Vorgang wird um die neue Information ergänzt; ist der passende Vorgang schon geschlossen, entsteht ein neuer mit Verweis auf den alten.
Kann ich festlegen, welche Fragen bei einer Schadensmeldung gestellt werden?
Ja. Im Bereich Wissen des Dashboards legen Sie pro Anliegen einen eigenen Ablauf mit Fragen und Anweisungen an, zum Beispiel Pflichtfragen zur Wohnung oder eine bestimmte Reihenfolge. Geniefy hält sich daran.
Was passiert bei einem Notfall?
Geniefy erkennt, ob ein echter Notfall vorliegt, zum Beispiel ein akuter Wasserschaden oder ein steckengebliebener Aufzug. Dann wird der Anruf sofort an Ihren hinterlegten Notdienst weitergeleitet, und der Anrufer erhält dessen Nummer zusätzlich per SMS oder WhatsApp. Alles andere wird als Vorgang angelegt und an die zuständige Person gegeben.
Funktioniert Geniefy mit unserer Software?
Geniefy verbindet Telefon-KI, WhatsApp und E-Mail direkt mit den Systemen Ihrer Hausverwaltung: mit CRM- und Kommunikationsplattformen wie casavi, Facilioo, etg24, idwell, immila, Donexus und HubSpot, mit ERP-, Verwaltungs- und Dokumentensoftware wie Impower, DOMUS, immoware24, Haufe PowerHaus, Aareon Wodis, Cajac und d.velop, und mit Incon für das Versicherungs- und Schadenmanagement. Je nach System sind Sie innerhalb eines Tages startklar, neue Anbindungen bauen wir gemeinsam mit Ihnen in vier bis fünf Tagen. Ganz ohne CRM geht es auch, dann führt Geniefy Kontakte und Vorgänge selbst.
Kann ich Geniefy vorher testen?
Ja, eine Woche kostenlos im echten Betrieb: Sie leiten Ihre Nummer auf Geniefy um oder nutzen eine Testnummer, für Anrufer ändert sich nichts. Passt es nicht, leiten Sie einfach zurück. Vor dem Start gibt es ein kostenloses Onboarding, eine Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate und ein Handout für Mieter und Eigentümer, das erklärt, wie Geniefy funktioniert.
Kann ich meine bestehende Telefonnummer weiterverwenden?
Ja. Geniefy wird mit Ihrer bestehenden Telefon- und WhatsApp-Nummer verbunden, für Mieter und Eigentümer ändert sich nichts. Auf Wunsch stellen wir eine neue Nummer bereit, zum Beispiel für einen Parallelbetrieb in der Testphase.
Ist Geniefy DSGVO-konform?
Ja. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Ihre Daten werden in Deutschland gespeichert und auf EU-Infrastruktur verarbeitet, und jedes Gespräch beginnt mit dem Hinweis, dass eine KI spricht, inklusive Einwilligung zur Aufnahme. Details stehen in unserer Datenschutzerklärung und im AVV, den wir vor dem Start gemeinsam durchgehen.
Wie schnell ist Geniefy einsatzbereit?
Je nach System sind Sie innerhalb eines Tages startklar: Kennenlerngespräch, Wissenstransfer (Zuständigkeiten, Notdienst, typische Anliegen), Anbindung Ihrer Software, Rufnummer verbinden. Es fallen keine Einrichtungskosten an, und Sie können monatlich kündigen.
Hören Sie es sich an.
Im Kennenlerngespräch zeigen wir Ihnen Geniefy an Ihren eigenen Anliegen: Telefon, WhatsApp und E-Mail, verbunden mit Ihrer Software.