Geniefy + Immila: KI für Telefon, WhatsApp und E-Mail direkt in Immila
Immila ist Vorgangsmanagement, Kundenbereich und CRM in einem, zugeschnitten auf Impower: Stammdaten werden aus Impower gespiegelt, Mails, gescannte Post, Anrufe und Notizen landen in einem Eingang, und zu jedem Eingang schlägt Immila den passenden Vorgang vor. Über 100 Verwaltungen mit mehr als 75.000 Einheiten arbeiten mit den Anwendungen des Teams (Stand August 2026, immila.de). Geniefy legt sich als KI-Betriebsebene darüber: Der Agent nimmt Anrufe, WhatsApp-Nachrichten und E-Mails entgegen, erkennt Anrufer und Anliegen anhand Ihrer Kontakte in Immila, legt Vorgänge an, weist zu, beantwortet Fragen zu Status und Dokumenten aus Immila und leitet Notfälle sofort weiter. Die Anbindung ist ohne Integrationskosten enthalten und in wenigen Tagen eingerichtet. Für bestehende Immila-Kunden ist der erste Monat Geniefy kostenlos.
Was Geniefy in Immila liest und schreibt
| Richtung | Was passiert |
|---|---|
| Lesen | Kontakte, Objekte und Zuständigkeiten, um Anrufer und Absender zu erkennen und die richtige Person zu finden |
| Lesen | Status offener Vorgänge, damit Geniefy auf "Wie ist der Stand?" konkret antwortet |
| Lesen | Dokumente und Informationen, die Mieter und Eigentümer anfragen (Abrechnung, Teilungserklärung, Hausordnung, Termine), soweit in Ihrem System hinterlegt |
| Schreiben | Vorgänge anlegen: Objekt, Wohnung, Anliegen, Dringlichkeit, Melder, Anhänge wie Fotos aus WhatsApp |
| Schreiben | Zuweisen an die zuständige Person oder das zuständige Team, Eskalation bei Notfällen |
| Schreiben | Gesprächszusammenfassung und Transkript am Vorgang, damit nichts abgetippt werden muss |
Immila bringt selbst KI mit (Zusammenfassungen, Textentwürfe, Vorgangsvorschläge, Wiedervorlagen) und eine offene Schnittstelle, über die KI-Agenten Vorgänge anlegen, Eingänge zuordnen und Wiedervorlagen setzen können. Genau diese Schnittstelle nutzt Geniefy: Anrufe, WhatsApp-Nachrichten und E-Mails kommen als Vorgang mit Zusammenfassung, Transkript und Anhängen in Immila an, statt über ein Telefonsekretariat, das nur Notizen hinterlässt.
Und nach dem Gespräch:
- Vorgang mit richtiger Liegenschaft, Kontakt und zuständigem Mitarbeiter anlegen, nicht nur eine Notiz.
- Duplikaterkennung: Meldet ein zweiter Mieter denselben Schaden, wird das als Kommentar am bestehenden Vorgang ergänzt statt als neues Ticket.
- Mustererkennung: Häufen sich Meldungen zu einer Liegenschaft (Lärm, Heizung, Aufzug), sieht der Verwalter das Muster, nicht nur den Einzelfall.
- Rollenbasierte Weiterleitung: Beiräte und Dienstleister erreichen die richtige Person; Notfälle gehen sofort an den Notdienst.
- Erinnern und aktualisieren: offene Vorgänge werden nachgehalten, Melder bekommen den Stand, ohne dass jemand nachtelefoniert.
- Eigene Abläufe: Im Dashboard legen Sie fest, welche Anliegen Geniefy allein erledigt, welche es nur vorbereitet, und wie der Agent spricht (Name, Stimme, Wortwahl, Begrüßung).
- Übergabe an Menschen: Im Ablauf legen Sie fest, wann Geniefy an Ihr Team weiterleitet; in einen WhatsApp-Chat kann Ihr Team jederzeit einsteigen und übernehmen.
Drei Beispiele aus dem Alltag
- Ein Mieter ruft an, weil das Fenster sich nicht mehr öffnen lässt. Geniefy erkennt die Nummer aus den Immila-Kontakten, fragt Wohnung und Erreichbarkeit nach, legt den Vorgang in Immila an, weist ihn dem zuständigen Verwalter zu und bestätigt dem Mieter per SMS.
- Eine Eigentümerin fragt per WhatsApp nach dem Stand ihres Vorgangs zur Nebenkostenabrechnung. Geniefy liest den Vorgang und die letzte Notiz aus Immila und antwortet, ohne dass jemand im Büro unterbrochen wird.
- Ein Handwerker ruft an, weil er vor dem Objekt steht und Zugang braucht. Geniefy erkennt an der Nummer aus Immila, dass es ein Dienstleister ist, findet den Vorgang, stellt zum zuständigen Verwalter durch und vermerkt den Kontakt am Vorgang.
So klingt das: ein echter Anruf, im System dokumentiert
Der Anrufer will nur einen Rückruf. Geniefy findet den offenen Vorgang, nennt den Termin des Fachbetriebs und ergänzt die neue Information am selben Vorgang. Genau so landet es in Immila: kein Duplikat, kein Abtippen.
Wasserschaden: Eigentümer will einen Rückruf und bekommt den Stand
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Transkript lesen
- Alexander · Geniefy
- Hallo Herr Behrens, hier ist Alexander, der neue KI-Mitarbeiter der Hausverwaltung Lindenbogen. Wie kann ich Ihnen helfen?
- Herr Behrens
- Ach, schon wieder so eine KI. Sagen Sie einfach Herrn Schmidt, der soll mich anrufen.
- Alexander · Geniefy
- Natürlich, das gebe ich gerne weiter. Wenn Sie mir kurz sagen, worum es geht, kann Herr Schmidt gleich vorbereitet zurückrufen.
- Herr Behrens
- Immer noch der Wasserschaden. Hab ich vor zwei Tagen schon mal angerufen, deswegen.
- Alexander · Geniefy
- Mhm. Einen kleinen Moment. Ähm, ja, ich seh den Vorgang jetzt. Wasserfleck im Wohnzimmer, gemeldet am Dienstag. Die Fotos, die Sie geschickt haben, wurden bereits geprüft. Laut dem letzten Eintrag kommt der Fachbetrieb am Montagvormittag zu Ihnen. Wurde Ihnen das schon mitgeteilt?
- Herr Behrens
- Nee, tatsächlich noch nicht. Aber das ist immerhin schon mal gut. Der Fleck hat sich inzwischen bis in die Küche ausgebreitet.
- Alexander · Geniefy
- Okay, danke für die Information. Ist der Fleck nur größer geworden oder tritt aktuell auch Wasser aus?
- Herr Behrens
- Das tropft nix.
- Alexander · Geniefy
- Verstanden. Ich ergänze das direkt im bestehenden Vorgang. Das ist für den Kollegen vor Ort wichtig zu wissen. Einen kleinen Moment.
- Alexander · Geniefy
- Ähm, so, das ist jetzt ergänzt. Möchten Sie trotzdem noch einen Rückruf von Herrn Schmidt oder ist Ihr Anliegen damit zunächst geklärt?
- Herr Behrens
- Nein, wenn der Fachbetrieb am Montag kommt, brauch ich keinen Rückruf mehr.
- Alexander · Geniefy
- Perfekt. Gibt es noch etwas, wobei ich Ihnen helfen kann?
- Herr Behrens
- Nein, das war's. Danke.
- Alexander · Geniefy
- Sehr gerne. Dann wünsch ich Ihnen noch einen schönen Tag. Auf Wiederhören.
Und so sieht Ihr Team es im Geniefy-Dashboard, mit Sprung ins Ticket in Immila:
So läuft die Einrichtung
- Kennenlerngespräch (30 Minuten): Wir hören uns Ihre typischen Anliegen an, sehen uns Ihre Abläufe in Immila an (wer bekommt welche Vorgänge, wie heißen Ihre Kategorien, wer ist Notdienst) und zeigen Geniefy live.
- Zugang und AVV: Sie richten Geniefy einen technischen Zugang zu Immila ein; im AVV steht, welche Daten gelesen und geschrieben werden.
- Wissenstransfer im kostenlosen Onboarding: Zuständigkeiten, Öffnungszeiten, häufige Fragen, dazu eine Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate. Sie erweitern das Wissen später jederzeit selbst im Dashboard.
- Rufnummer und WhatsApp: Bestehende Nummer verbinden oder neue Nummer für die Testphase; Handout für Mieter und Eigentümer inklusive.
- Probewoche: eine Woche kostenlos im echten Betrieb, danach entscheiden Sie. Für bestehende Immila-Kunden ist der erste Monat Geniefy kostenlos. Live in wenigen Tagen; neue Automatisierungen für Ihre Abläufe baut unser Team in vier bis fünf Tagen.
Es fallen keine Integrationskosten an, und Sie können monatlich kündigen.
Was es kostet
Die Anbindung an Immila ist in jedem Tarif enthalten. Sie zahlen nur für die Kanäle, die Sie nutzen.
| Tarif | Grundpreis / Monat | Danach je Minute | Inklusive |
|---|---|---|---|
| Starter | 50 € | 0,60 € | ca. 85 Minuten |
| Plus | 100 € | 0,50 € | ca. 200 Minuten |
| Pro | 250 € | 0,40 € | ca. 625 Minuten |
| Business | 500 € | 0,30 € | ca. 1.667 Minuten |
Datenschutz
Datenschutz ist bei Geniefy Teil der Architektur: Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Ihre Vorgänge werden in Deutschland gespeichert und auf europäischer Infrastruktur verarbeitet, Datenminimierung und Löschroutinen sind eingebaut. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt Geniefy, dass eine KI spricht, und holt die Einwilligung zur Aufnahme ein, so wie es der EU AI Act verlangt.
Geniefy spiegelt nicht Ihre gesamte Immila-Datenbank. Gelesen wird, was für das aktuelle Anliegen gebraucht wird, und am Gespräch wird nur der Bezug festgehalten (Kontakt, Objekt, Vorgang); geschrieben werden Vorgänge, Zuweisungen und Zusammenfassungen. Beides ist im AVV beschrieben.
Häufige Fragen
Muss ich in Immila etwas umstellen?
Nein. Ihre Kategorien, Zuständigkeiten und Abläufe in Immila bleiben, wie sie sind. Geniefy passt sich an Ihre Struktur an, nicht umgekehrt.
Sehen meine Mitarbeiter, was Geniefy in Immila angelegt hat?
Ja, direkt in Immila: der Vorgang, die Zuweisung, die Zusammenfassung und das Transkript. Zusätzlich zeigt das Geniefy-Dashboard jede Unterhaltung mit Verlauf.
Immila nimmt Anrufe schon über ein Telefonsekretariat entgegen. Was ist bei Geniefy anders?
Ein Telefonsekretariat nimmt die Nachricht auf und legt einen Eingang an. Geniefy führt das Gespräch mit dem Kontext aus Immila: erkennt Anrufer und Objekt, beantwortet Rückfragen zum Stand, unterscheidet Rollen und Notfälle, stellt Beiräte und Dienstleister durch und legt den Vorgang fertig zugewiesen an. Dazu kommen WhatsApp mit Fotos und Dokumenten sowie E-Mail.
Wir arbeiten mit Impower. Braucht Geniefy dann noch eine eigene Anbindung an Impower?
Nein. Immila spiegelt die Stammdaten aus Impower und ist der Ort, an dem Vorgänge laufen. Geniefy arbeitet über Immila, Ihre Buchhaltung und Stammdaten bleiben in Impower.
Funktioniert Geniefy mit unserer Software?
Geniefy verbindet Telefon-KI, WhatsApp und E-Mail direkt mit den Systemen Ihrer Hausverwaltung: mit CRM- und Kommunikationsplattformen wie casavi, Facilioo, etg24, idwell, immila, Donexus und HubSpot, mit ERP-, Verwaltungs- und Dokumentensoftware wie Impower, DOMUS, immoware24, Haufe PowerHaus, Aareon Wodis, Cajac und d.velop, und mit Incon für das Versicherungs- und Schadenmanagement. Je nach System sind Sie innerhalb eines Tages startklar, neue Anbindungen bauen wir gemeinsam mit Ihnen in vier bis fünf Tagen. Ganz ohne CRM geht es auch, dann führt Geniefy Kontakte und Vorgänge selbst.
Kann ich Geniefy vorher testen?
Ja, eine Woche kostenlos im echten Betrieb: Sie leiten Ihre Nummer auf Geniefy um oder nutzen eine Testnummer, für Anrufer ändert sich nichts. Passt es nicht, leiten Sie einfach zurück. Vor dem Start gibt es ein kostenloses Onboarding, eine Auswertung Ihrer Anliegen der letzten drei Monate und ein Handout für Mieter und Eigentümer, das erklärt, wie Geniefy funktioniert.
Kann ich meine bestehende Telefonnummer weiterverwenden?
Ja. Geniefy wird mit Ihrer bestehenden Telefon- und WhatsApp-Nummer verbunden, für Mieter und Eigentümer ändert sich nichts. Auf Wunsch stellen wir eine neue Nummer bereit, zum Beispiel für einen Parallelbetrieb in der Testphase.
Ist Geniefy DSGVO-konform?
Ja. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Ihre Daten werden in Deutschland gespeichert und auf EU-Infrastruktur verarbeitet, und jedes Gespräch beginnt mit dem Hinweis, dass eine KI spricht, inklusive Einwilligung zur Aufnahme. Details stehen in unserer Datenschutzerklärung und im AVV, den wir vor dem Start gemeinsam durchgehen.
Wie schnell ist Geniefy einsatzbereit?
Je nach System sind Sie innerhalb eines Tages startklar: Kennenlerngespräch, Wissenstransfer (Zuständigkeiten, Notdienst, typische Anliegen), Anbindung Ihrer Software, Rufnummer verbinden. Es fallen keine Einrichtungskosten an, und Sie können monatlich kündigen.
Hören Sie es sich an.
Im Kennenlerngespräch zeigen wir Ihnen Geniefy an Ihren eigenen Anliegen: Telefon, WhatsApp und E-Mail, verbunden mit Ihrer Software.